Mehr Kundenzufriedenheit mit korrekter Dokumentation von Arbeitszeit

Viele kleine bis mittelständische Unternehmen im Dienstleistungssektor müssen Ihren Kunden genaue Leistungsabrechnungen nach Abschluss eines Projekts oder am Monatsende vorlegen. Oftmals bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Zeiten manuell zu erfassen und abzurechnen. Aber wer kennt die Situation nicht, dass am Ende des Monats nicht mehr so klar in Erinnerung ist, wie viel Zeit für welches Projekt verwendet wurde?

Abhilfe schafft hier die Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ aus dem Hause Xpert-Design Software. Das Kernstück der Software ist das Speichern von Kunden, Projekten, Leistungen und Dokumenten sowie die Erstellung von aussagekräftigen Reports. Eine einfache Rechnungsstellung ist über das Programm ebenso möglich.

Zeitstempel des Projekts

Die auf Windows basierende Software gibt es in zwei Ausführungen. Für Freiberufler empfiehlt sich die abgespeckte BASIC Version, bereits für EUR 49.- zzgl. MwSt. erhältlich, die sich vor allem auf die Projektzeiterfassung konzentriert. Hier wird von der Dokumenten-, Kunden- und Rechnungsverwaltung abgesehen.

Alle Unternehmen die intern mit Projektgruppen arbeiten, sollten einen Blick auf die Xpert-Timer PRO Version, verfügbar ab EUR 99.- zzgl. Mwst., werfen. Diese Version läuft sowohl auf einem MySQL Server als auch auf Microsoft SQL und Access. Eine Webanwendung des Xpert-Timer ist nach Aussage des Unternehmens nicht geplant, da die Ergonomie des Programms damit verloren gehen würde.

Im Vergleich zu anderen Zeiterfassungsprodukten sticht der Xpert-Timer mit seiner Zeitleiste hervor, die das aktuell laufende Projekt, die bisher angefallenen Kosten und die bereits gebuchte Zeit einblendet. Ein Umschalten zwischen den Projekten ist per Tastaturkürzel möglich.

Die Aufgabenliste im Xpert-Timer ist ein mächtiges Zusatztool, das auf Basis der Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done (GTD)“ entwickelt wurde. Fast alle Kriterien werden hierbei erfüllt. Aufgaben können kategorisiert, gruppiert und gefiltert werden. Wird eine neue Aufgabe an einen Kollegen vergeben, erhält dieser über das Messaging System eine Nachricht und kann mit einem Mausklick die Aufgabe starten und somit die Zeit stoppen.

Im Xpert-Timer stehen über 20 verschiedene Reports zur Verfügung, welche im Design individuell angepasst werden können. Am Ende des Monats wird dann eine genaue Aufstellung der Tätigkeiten mit Kommentar und Dauer als Nachweis für den Kunden erstellt. Ein automatisierter E-Mail Versand, z.B. bei einer Änderung des Fortschritts des Projekts, ist aus dem System möglich. Auch ein Kommt / Geht Report für die Mitarbeiter steht im Programm zur Verfügung. So kann die Anwesenheit der Mitarbeiter, sowie deren gestempelte Zeiten komfortabel überprüft werden.

Zur Weiterverarbeitung können die Daten nach Excel exportiert werden. Eine XML Schnittstelle steht ebenso zur Verfügung.

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