Warum Excel zur Zeiterfassung nutzen, wenn’s auch einfach geht?

Sie sind auf der Suche nach einem Zeiterfassungsprogramm, bzw. nach einer Software mit der Sie Ihre Tätigkeiten dokumentieren können? Wie lange arbeite ich an welchen Aufträgen/Tätigkeiten/Projekten/Aufgaben?  Bevor Sie sich für eine Projektzeiterfassung entscheiden, sollten Sie überlegen welche Funktionen Sie dringend benötigen, und ob vielleicht unser Xpert-Timer in Ihrem Falle die beste Lösung ist:

1.) Arbeiten Sie alleine an Projekten, oder werden mehrere Mitarbeiter Zeiten auf Projekte buchen?

Der Einzelkämpfer

Sind Sie alleine in Ihrem Unternehmen und möchten Ihre Arbeitszeit auf unterschiedliche Projekte buchen? In diesem Fall kann eine gut durchdachte Excelliste durchaus die Lösung sein. Allerdings ist viel Wissen in Excel nötig, um die erfassten Daten auch richtig auszuwerten. Besteht dieses Wissen nicht, macht es Sinn sich für eine kleine Standardsoftware zu entscheiden. Oft lohnt sich die Investition in die Software im Verhältnis zur benötigten Zeit, eine entsprechende Liste in Excel zu erstellen. Unser Xpert-Timer Basic startet bereits bei 59.- Euro netto. Eine Investition, die sich im Handumdrehen amortisiert.

Im Projektteam

Sobald mehrere Mitarbeiter an einem Projekt gleichzeitig arbeiten, wird die Erfassung über Excel meist unübersichtlich und weitaus schwieriger zu verwalten. Die Auswertungen werden komplex und es ist sind sehr gute Excel Kenntnisse nötig, um hier die passende Lösung zu basteln.

Wir haben uns rein auf die Entwicklung von Projektzeiterfassungssoftware spezialisiert. Projektteams, oder Arbeitsgruppen und Abteilungen können damit gleichzeitig an Projekten arbeiten und Projektzeiten verbuchen. Über das integrierte Rechtesystem sieht jeder Mitarbeiter nur die Projekte, denen er zugeordnet ist und sieht auch nicht, wie viele Stunden der Kollege bereits verbucht hat (je nach eingestelltem Zugriffsrecht). Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Filter stehen in unserem speziell entwickelten System zur Verfügung. Zusätzlich können die Daten nach Excel exportiert und über eine .dll direkt aus der Datenbank nach Excel eingelesen werden.

2.) Handelt es sich bei den erfassten Informationen um sensible Daten? Sollen diese lieber Inhouse auf einem Server gespeichert werden, oder sind die erfassten Daten eher unkritisch, so dass diese auch außer Haus auf einem gehosteten Server gespeichert werden können?

Der Vorteil der Speicherung der Daten im eigenen Unternehmen liegt auf der Hand: Sie wissen wo sich die Daten befinden und wer darauf Zugriff hat. Zur Speicherung der Daten bietet sich in kleineren Unternehmen die SQLite Datenbank an. Soll die Projektzeiterfassung im Netzwerk mit über 10 Mitarbeitern eingesetzt werden, zählen wir auf den Einsatz einer MS-SQL Datenbank.

Möchten Sie eine gehostete Datenbank benutzen, besteht die Möglichkeit eine MySQL Datenbank einzusetzen. Hier muss allerdings sichergestellt werden, dass volle Zugriffsrechte auf die Datenbank beim Hoster bestehen, ansonsten können Probleme bei der Erstellung und beim Zugriff auf die Datenbanktabellen auftreten. Bedenken Sie auch die Schnelligkeit der Internetverbindung die zum Einsatz kommt.

3.) Arbeiten alle Mitarbeiter in einem Büro, oder sind Sie z.B. über ganz Deutschland in unterschiedlichen Büros verstreut.

Sind Mitarbeiter oft unterwegs (z.B. im Außendienst), können die Daten in eine lokale Datenbank auf deren Laptop erfasst werden. Die Speicherung erfolgt dann in einer lokalen SQLite Datenbank. Sobald sich der Mitarbeiter wieder im Netzwerk des Unternehmens befindet, können die Daten auf Knopfdruck mit der zentralen Datenbank abgeglichen werden. Dies ist auch über einen VPN Tunnel oder über eine Internetverbindung möglich, sollte der Mitarbeiter nicht regelmäßig im Unternehmen erscheinen.

Nutzen Ihre Mitarbeiter Smartphones mit Android Betriebssystem, können die erfassten Projektzeiten auch über das Internet oder LAN mit der zentralen Datenbank ausgetauscht werden. Dazu wird unsere mobile App Xpert-Timer Mobil benötigt. Diese ist auch als Standalone Lösung für 9,90 Euro netto im Android Marketplace zu beziehen.

4.) Möchten Sie eine Weblösung, oder möchten Sie ein installiertes Programm nutzen, bzw. wie wichtig  ist Ihnen die Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit des Programms?

Wir sind der Meinung, eine installierte Version lässt sich besser bedienen und bietet mehr Benutzerkomfort. Den Xpert-Timer gibt es nur in einer zu installierenden Version. Allerdings brauchen Sie die Software nicht auf jeden einzelnen Computer zu installieren. Eine Installation auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk reicht aus, dass alle Mitarbeiter mit der Software arbeiten können. Xpert-Timer erkennt über den Windows-Benutzernamen den entsprechenden Mitarbeiter.

Die Installation auf dem Netzwerklaufwerk erleichtert das Einspielen von Updates, da diese nur an einer Stelle und nicht an jedem einzelnen Computer ausgeführt werden müssen.

Natürlich scheiden sich in diesem Punkt die Geister. Manche Unternehmen setzen voll und ganz auf den Einsatz von Webanwendungen, da diese oft betriebssystemübergreifend nutzbar sind. Das funktioniert mit unserem Xpert-Timer nicht. Unsere Projektzeiterfassung läuft nur auf Windows und Android Systemen. Nutzen Sie einen Mac, müssen Sie Bootcamp oder einen anderen Emulator nutzen, um Xpert-Timer auszuführen.

5.) Welche weiteren Funktionen benötigen Sie zusätzlich neben der Projektzeiterfassung.

Es gibt natürlich die Rundum-Sorglos-Pakete. Wenn also der Preis bei der Investition keine Rolle spielt, ist dies durchaus eine Option. Wir bieten im Xpert-Timer Pro neben der Projektzeiterfassung zusätzlich noch eine Aufgabenliste, die auf dem Prinzip der GTD-Methode beruht. Aufgaben können priorisiert, kategorisiert, gruppiert und natürlich gefiltert werden. Weiterhin gibt es eine Dokumentenverwaltung, mit der Sie Ihre Projekte auf Projektordner in Ihrem Netzwerk verlinken können. Die beinhaltete Kundenverwaltung ist schon fast ein kleines CRM System mit Notizen zum Kunden, Status der Kundenbeziehung und der Möglichkeit den Kunden zu kategorisieren. Die Leistungserfassung ermöglicht das Festhalten von Kosten, die nebst der Zeiterfassung anfallen. Zum Beispiel „Fahrtkosten“. Eine Tätigkeitshistorie bietet die Möglichkeit den Verlauf eines Projekts zu dokumentieren, wenn nicht bereits zu jedem erfassten Zeitstempel ein Kommentar der Mitarbeiter erfasst wird. Und letztendlich gibt es im Xpert-Timer noch die Möglichkeit Rechnungen zu erstellen. Das Programm ist in dieser Hinsicht allerdings nicht optimiert. Dafür gibt es genügend gute Buchhaltungssysteme. Der Einzelbenutzer, oder ein kleines Unternehmen, welches im Moment noch Word zur Erstellung der Rechnungen einsetzt, kann allerdings von diesem Rechnungsmodul profitieren.

Sie sehen…Rund um die Projektzeiterfassung gibt es noch viele weitere Funktionen, die sich ein Mitarbeiter während der Arbeit an einem Projekt wünscht…

6.) Soll die Projektzeiterfassung an ein bestehendes System angebunden werden? Zum Beispiel einem Ticketsystem? 

Oftmals liefern Anbieter von Zeiterfassungssoftware auch Schnittstellen zu Ihrem Programm. Bei Webanwendungen ist dies viel einfacher, und es gibt bereits viele Lösungen auf dem Markt. Der Xpert-Timer bietet eine .dll die zum Datenaustausch herangezogen werden kann. Die XTAPI.dll ist eine Schnittstelle, die datenbankunabhängig auf die Datensätze des Programmes zugreift. Damit können Sie eine direkte Anbindung an Ihr bereits bestehendes ERP oder CRM-System vornehmen, um Datensätze zwischen den beiden Systemen auszutauschen.

7.) Wie entscheide ich mich nur, bei dieser Flut von Anbietern?

Testen, testen und nochmals testen ist hier die Devise. Auch der Support zur Software spielt eine große Rolle und letztendlich auch der Preis. Bedenken Sie, dass eine gute Software zur Projektzeiterfassung Ihre Umsätze steigern wird und damit auch Ihren Preis rechtfertigt. Es gibt viele kostenlose Programme und auch Apps für Ihr mobiles Gerät, aber ob Sie im Endeffekt damit glücklich werden, ist eine andere Frage…

Schlusswort:

Sind Sie neugierig geworden, ob eventuell unser Xpert-Timer die perfekte Zeiterfassung für Ihre Projekte im Unternehmen ist? Wenn ja, dann besuchen Sie doch unsere Website unter: http://www.xperttimer.de

Dort können Sie sich eine Testversion über einen Zeitraum von 30 Tagen herunterladen. Der Support steht Gewehr bei Fuß für Ihre Anfragen unter service@xpertdesign.de

Wir freuen uns auf Sie!

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