Mein Zeitmanagement | Das Genie beherrscht nicht immer das Chaos

Ein Tag hat einfach zu wenige Stunden…

Webmaster Friday hat mich dazu gebracht meinen Lesern einmal zu erläutern, wie es bei mir im Büro in Sachen Zeitmanagement aussieht. Schließlich sitze ich an der Quelle, wenn es um Zeiterfassung geht.

Wie ich meinen Tag strukturiere

Jeden morgen starte ich unsere Software und bekomme gleich im ersten Dialog mein Fenster mit allen Aufgaben die ich für den aktuellen Tag eingetragen habe. Diese überfliege ich nochmal und vergebe Prioritäten. Manchmal verschiebe ich die einzelnen Aufgaben noch in andere Kategorien, aber meistens habe ich diese beim Anlegen schon richtig vergeben.

Zeitschätzung der Aufgaben

Wo ich mich tatsächlich oft verschätze ist die Dauer der Tätigkeit. Da gibt mir zum Beispiel die Entwicklungsabteilung eine Aufgabe eine Funktion zu testen und ich schätze, dass mich das circa 45 Minuten kosten wird. Kaum starte ich die Aufgabe, bin vertieft im Test und schon ist eine Stunde oder mehr vergangen. Das mit den Zeitschätzungen muss ich wirklich noch optimieren.

Erinnerungen

Ein tolles Feature der neuen Version, das ich gerade testen darf. Da kann man sich doch tatsächlich an die Aufgaben erinnern lassen. Oder an den Wochentag 🙂 Eigentlich an alles mögliche, an das man erinnert werden möchte. Das wäre etwas für Martin von Webmaster Friday... er vergisst wohl auch ab und an, welcher Wochentag gerade ist. Das kann ich durchaus nachvollziehen…

Jetzt wird gearbeitet

Ich erhalte von allen möglichen Personen Aufgaben. Diese arbeite ich nacheinander ab und setzte sie auf „Erledigt“. In dem Moment, in dem ich diesen Status setze, erhält mein Kollege der mir die Aufgabe geschickt hat eine Meldung, dass sie erledigt ist. So behält auch er seine Aufgaben in Griff. Mit Papier und Zettel müsste ich jetzt schnell zu dessen Büro laufen und sagen, dass die Aufgabe erledigt ist, oder sogar den Telefonhörer in die Hand nehmen…da setze ich doch lieber einfach ein Häkchen.

Meine eigenen Aufgaben hake ich natürlich auch einfach ab und niemand bekommt eine Meldung ;). Auf Zettel und Stift verzichte ich inzwischen komplett. Telefonnotizen schreibe ich noch auf meine Schreibtischunterlage…aber das war’s.

Wie viel Zeit für welche Tätigkeit

Um meine Abläufe zu strukturieren und zu verbessern, werte ich am Ende des Monats meine Aufgaben aus. Ich habe hier so eine Klasse Funktion, mit der ich meine Aufgaben nach dem Aufgabenbetreff gruppieren kann, so dass ich gleich sehe, wie viel Zeit ich für welche Aufgaben benötigt habe.

Zeitmanagement muss sein

Für mich persönlich ist das Zeitmanagement im Unternehmen wichtig, aber dient eher zur eigenen Kontrolle. Ich denke, dass jeder der auf Stundenbasis abrechnet eine vernünftige Software zum Zeitmanagement und auch zur Zeiterfassung benötigt. Sowohl zum strukturierten Arbeiten als auch zur korrekten Abrechnung.

Manager, die ständig von unterschiedlichen Quellen während der Arbeit abgelenkt werden sollten auch dringend eine Aufgabenliste einsetzen. Nur so kann garantiert werden, dass nichts untergeht. Und ist der Manager gerade nicht am Platz, dann kann ich ihm auch eine Aufgabe über das System schicken…und er bekommt eine Meldung auf dem Bildschirm. Die geht niemals im Chaos des Schreibtischs unter 🙂

Fazit

Bleistift und Zettel sind passé…zumindest bei mir….
Eine Erinnerung an den Wochentag finde ich eine super Sache. An Feiertage sollte auch erinnert werden..
Die Aufgabenliste muss einfach zu bedienen sein.
Eine Zeiterfassung zur Aufgabe macht die Sache perfekt!
Strukturiertes Arbeiten ist der Weg zum Erfolg.

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Ein Gedanke zu „Mein Zeitmanagement | Das Genie beherrscht nicht immer das Chaos

  1. „Wo ich mich tatsächlich oft verschätze ist die Dauer der Tätigkeit.“ Menschen können Aufgaben grundsätzlich nicht so gut in Stunden schätzen. Sie schätzen besser in „weichen“ Größen. Wenn ich also sage, ich erledige die Aufgabe in einer Stunden liege ich öfters daneben als wenn ich beispielsweise sage, ich schaffe die Aufgabe bis zum Frühstück. Ich gruppiere mir Aufgaben und schätze dann ab, ob ich sie bis zum Frühstück, Mittag, zur Kaffeepause oder zum Feierabend erledigen kann. Die Schätzung und Planung ist so genauer.

    Grüße, Dominik

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