Projektpauschalpreis korrekt kalkuliert?

Rechnet sich das Projekt? Sind schon zu viele Arbeitsstunden in das Projekt geflossen? Das sind Fragen, die sich ein Projektverantwortlicher wohl täglich stellt. Vor Allem, wenn es sich um ein Projektteam handelt und nicht immer sofort ersichtlich ist, wer im Moment an welchem Projekt arbeitet.

Excel, Zettel oder Xpert-Timer?

Die Erfassung der geleisteten Stunden in Excel oder auf Papier ist für den Projektverantworlichen aufwendig auszuwerten. Besser, die geleisteten Stunden werden sofort in einem System erfasst und stehen ad hoc zur Auswertung bereit.

Projektstruktur und Gesamtzeit der Mitarbeiter
In dieser Ansicht werden die eigenen Projektzeiten angezeigt, sowie die Summe der erfassten Zeiten im Team.

Xpert-Timer, die Projektzeiterfassung aus dem Hause Xpert-Design Software, mit Sitz im bayerischen Stadtbergen, bietet genau so eine Lösung. „Die Teammitglieder können ihre Projektzeiten entweder live erfassen oder nachtragen“, so der Inhaber Andreas Spang. „Mit dieser zeitnahen Erfassung gehen keine Minuten der Erfassung mehr verloren. Das fehleranfällige, grobe Schätzen am Ende des Tages gehört der Vergangenheit an, denn per Start und Stop Knopf wird genauestens die Tätigkeit erfasst.“.

Zugriffsregelung per Rechtesystem

Die Sichtbarkeiten im Xpert-Timer sind über Rechte geregelt. So kann ausgeschlossen werden, dass ein Mitarbeiter sieht, wie viel Zeit ein anderer auf das gleiche Projekt verbucht hat. Diese Rechteeinstellungen und Sichtbarkeiten wurden in Zusammenarbeit mit einem Betriebsrat entwickelt, um den Einsatz im Unternehmen zu erlauben. Bei der Software geht es keinesfalls um die Überwachung des Mitarbeiters. Vielmehr dient die Zeiterfassung zur vereinfachten und korrekteren Nachkalkulation der Projekte, zur Identifikation von Zeitfressern, zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Sammlung von Erfahrungswerten für weitere, zukünftige Projekte.

Zugriffsrechte im Xpert-Timer
Zugriffsrechte sind im Xpert-Timer genauestens geregelt.

Wie genau und wie lückenlos die Auftragszeiten erfasst werden ist dabei jedem Unternehmen selbst überlassen. Auch die Struktur der Projekte kann individuell angelegt werden. Dafür stehen die Ebenen: Kunde, Hauptprojekt, Unterprojekt und Aufgabe zur Verfügung.

Der Xpert-Timer ist in den Versionen Basic, Pro und Mobil erhältlich.

Die Basic-Version wurde ausschließlich für Einzelbenutzer entwickelt. Mit der Pro-Version können Projektteams im System angebunden werden. Die Pro-Version unterstützt die Datenbankformate des MS-SQL Servers oder MySQL Servers. Der Xpert-Timer wird im Netzwerklaufwerk installiert und bietet damit allen Komfort einer installierten Anwendung. Alle erfassten Daten bleiben im Unternehmen. Die mobile Variante des Xpert-Timer ist auf dem Android Betriebssystem lauffähig. Es handelt sich um eine abgespeckte Version, die allerdings auch eigenständig eingesetzt werden kann. Zusätzlich besteht die Option über eine Schnittstelle (XTSyncServer) die Daten mit der zentrralen Unternehmensdatenbank (MS-SQL, MySQL) auszutauschen.

Ansicht im Galaxy S3
Ansicht im Galaxy S3

Erfassung unterwegs bietet viele, neue Möglichkeiten

Der Mitarbeiter im Außendienst kann die Projektzeiten und Tätigkeiten auf dem Mobilgerät erfassen und direkt an die Zentrale senden. Umgekehrt kann die Zentrale neue Aufträge auf das Mobilgerät des Außendienstlers schicken. Jeder erfasste Zeitstempel auf dem Androidgerät kann gleichzeitig die aktuellen GPS-Koordinaten versenden, so dass die Dispositon der Mitarbeiter erleichtert wird.

Eine 30-Tage Testversion steht im Internet unter http://www.xperttimer.de/download zur Verfügung. Möchten Sie die Kombination mit dem Android Mobilgerät testen, müssen Sie eine kurze E-Mail an service@xpertdesign.de schicken und um eine Testlizenz bitten. Bitte geben Sie auch an, mit wie vielen Mitarbeitern Sie das System testen möchten.

Eine ausführliche Anleitung für die Einrichtung der Synchronisation, sowie die Antwort zu vielen Fragen bezüglich des Xpert-Timer finden Sie unter: http://handbuchpro3.xperttimer.de

Jetzt wünsche ich noch viel Spaß beim Testen!

 

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