Wussten Sie? – Spaltennamen über die .ini Datei festlegen

Wir versuchen auf viele Kundenwünsche einzugehen. Ein Wunsch war, die Spaltenüberschriften im Xpert-Timer dem Unternehmen anpassbar zu machen. In einer Kanzlei wird mit Mandaten, statt mit Projekten gearbeitet und die Mitarbeiter sind eher Bearbeiter. Da wir die Projektzeiterfassung in dem Bereich sehr flexibel halten möchten, können Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen über die xperttimer.ini Datei anpassen. Die Anpassung ist möglich in den Bereichen der Aufgabenliste, der Projektliste, der Zeitstempelliste, der Tätigkeitshistorie und den Projekteigenschaften. Sämtliche Spaltenüberschriften können ganz nach Ihrem Belieben angepasst werden.

So können Sie die Spaltenüberschriften über die xperttimer.ini Datei anpassen. In unserem Beispiel ändern wir die Spalten „Projektname“ und „Mitarbeiter“ der Zeitstempelliste.

Zeitstempelliste der Projekzeiterfassung

Dazu öffnen Sie die Konfigurationsdatei (xperttimer.ini) des Xpert-Timer. Den Pfad zur Konfigurationsdatei finden Sie im Programm im Menüpunkt „Hilfe“ -> Info über Xpert-Timer -> Systeminfo.
In der Inidatei der Zeiterfassung fügen Sie folgenden Bereich ein:

Ändern Sie Col_6=Mitarbeiter auf Ansprechpartner und Col_7=Projektname auf Auftrag.

Nach dem Neustart des Programms sieht die Zeitstempelliste wie folgt aus:

Geänderte Zeitstempelliste des Xpert-Timer

Auch der Reportdruck wird entsprechend angepasst:

Reportdruck mit geänderten Spaltennamen

In fast allen Bereichen der Projektzeiterfassung können Sie die Spaltennamen und Reportüberschriften anpassen. Eine genaue Auflistung der Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter:

http://handbuchpro5.xperttimer.de/index.html?konfigurationsdatei.htm

Überblick zur Software:
Xpert-Timer ist eine projektbezogenen Zeiterfassung. In der Ausführung „Pro“ und „Enterprise“ enthält Sie neben der Zeiterfassung auch eine Kundenverwaltung, eine Aufgabenliste, eine Tätigkeitshistorie und eine Erinnerungsfunktion.

Die „Basic“ Version des Xpert-Timer richtet sich an Kunden, die nur Ihre Projektzeiten erfassen möchten. Diese abgespeckte Variante beinhaltet neben der Zeiterfassung nur die Aufgabenliste, die Tätigkeitshistorie und die Erinnerungen. Die Basic Version ist eine Einzelbenutzerversion und kann nicht mit Modulen erweiteret werden.

Die mobile Variante „Mobil“ des Xpert-Timer kann im Google Play Store als App für Ihr Android Handy bezogen werden.

Weitere Details zur Software, sowie eine kostenlose Demoversion erhalten Sie unter: www.xperttimer.de

Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Wussten Sie? Excel-Export der erfassten Zeiten

In vielen Bereichen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Ihre Daten zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Dazu muss in der Konfiguration der Excel Export aktiviert werden. Sie finden die Einstellung im Bereich Erweitert -> Allgemein.

Excel Export aktivieren in der Konfiguration der Projekzeiterfassung Xpert-Timer

Nach der Aktivierung stehen Ihnen in der Projektliste, Zeitstempelliste uvm. Knöpfe für den Excel Export bereit. Sollten Sie diese nicht sehen, sind sie eventuell ausgeblendet. Per Rechtsklick in die Knopfleiste können Sie den Export Knopf einblenden.

Per Rechtsklick bestimmte Buttons ein- bzw. ausblenden

Die kommende Version 5 bietet einen überarbeiteten Excel Export Dialog, der Ihnen viele weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer erfassten Projekte und Projektzeiten liefert:

Excel Export Details

In diesem Dialog können Sie über den Knopf „Exportkonfiguration“ genaue, bzw. weitere Einstellungen zu den Formaten Ihres Excel Export machen.

Super! Damit können Sie also Ihre Projektzeiten komfortabel aus dem Xpert-Timer System zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Sind Sie Excel Spezialist, können Sie auch die offene Schnittstelle des Xpert-Timer verwenden und Excel direkt mit der Datenbank der Zeiterfassung verbinden und Daten auswerten. http://www.xperttimer.de/xtapi

Wussten Sie? – Lückenlose Zeiterfassung von Tätigkeiten

Möchten Sie eine lückenlose Erfassung der Tätigkeiten über den Tag erzielen, können Sie in der Konfiguration der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ ein sogenanntes Pausen- und Stopprojekt festlegen. Dieses Pausen- bzw. Stopprojekt dient lediglich dazu, Lücken in der Zeiterfassung zu füllen. Das Projekt sollte als sogenannter „Lückenfüller“ für Leerlaufzeiten gesehen werden. Automatisierte Funktionen wie z.B. die Kommentarabfrage sind dafür nicht gedacht.
Es gibt einen Standard-Projekttypen für „Leerlaufzeiten“, den Sie für Ihre Projekte verwenden können, die quasi als „Lückenfüller“ fungieren.

Am besten benennen Sie auch ein Projekt im Projektmanager „Leerlaufzeit“, welches Sie als Pausen- und/oder Stopprojekt anlegen.