Wussten Sie? – Spaltennamen über die .ini Datei festlegen

Wir versuchen auf viele Kundenwünsche einzugehen. Ein Wunsch war, die Spaltenüberschriften im Xpert-Timer dem Unternehmen anpassbar zu machen. In einer Kanzlei wird mit Mandaten, statt mit Projekten gearbeitet und die Mitarbeiter sind eher Bearbeiter. Da wir die Projektzeiterfassung in dem Bereich sehr flexibel halten möchten, können Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen über die xperttimer.ini Datei anpassen. Die Anpassung ist möglich in den Bereichen der Aufgabenliste, der Projektliste, der Zeitstempelliste, der Tätigkeitshistorie und den Projekteigenschaften. Sämtliche Spaltenüberschriften können ganz nach Ihrem Belieben angepasst werden.

So können Sie die Spaltenüberschriften über die xperttimer.ini Datei anpassen. In unserem Beispiel ändern wir die Spalten „Projektname“ und „Mitarbeiter“ der Zeitstempelliste.

spalten_header
Zeitstempelliste der Projekzeiterfassung

Dazu öffnen Sie die Konfigurationsdatei (xperttimer.ini) des Xpert-Timer. Den Pfad zur Konfigurationsdatei finden Sie im Programm im Menüpunkt „Hilfe“ -> Info über Xpert-Timer -> Systeminfo.
In der Inidatei der Zeiterfassung fügen Sie folgenden Bereich ein:

xperttimer_ini_auszug

Ändern Sie Col_6=Mitarbeiter auf Ansprechpartner und Col_7=Projektname auf Auftrag.

Nach dem Neustart des Programms sieht die Zeitstempelliste wie folgt aus:

spalten_geaendert
Geänderte Zeitstempelliste des Xpert-Timer

Auch der Reportdruck wird entsprechend angepasst:

ausdruck_mit_neuen_spaltennamen
Reportdruck mit geänderten Spaltennamen

In fast allen Bereichen der Projektzeiterfassung können Sie die Spaltennamen und Reportüberschriften anpassen. Eine genaue Auflistung der Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter:

http://handbuchpro5.xperttimer.de/index.html?konfigurationsdatei.htm

Überblick zur Software:
Xpert-Timer ist eine projektbezogenen Zeiterfassung. In der Ausführung „Pro“ und „Enterprise“ enthält Sie neben der Zeiterfassung auch eine Kundenverwaltung, eine Aufgabenliste, eine Tätigkeitshistorie und eine Erinnerungsfunktion.

Die „Basic“ Version des Xpert-Timer richtet sich an Kunden, die nur Ihre Projektzeiten erfassen möchten. Diese abgespeckte Variante beinhaltet neben der Zeiterfassung nur die Aufgabenliste, die Tätigkeitshistorie und die Erinnerungen. Die Basic Version ist eine Einzelbenutzerversion und kann nicht mit Modulen erweiteret werden.

Die mobile Variante „Mobil“ des Xpert-Timer kann im Google Play Store als App für Ihr Android Handy bezogen werden.

Weitere Details zur Software, sowie eine kostenlose Demoversion erhalten Sie unter: www.xperttimer.de

Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Wussten Sie? Excel-Export der erfassten Zeiten

In vielen Bereichen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Ihre Daten zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Dazu muss in der Konfiguration der Excel Export aktiviert werden. Sie finden die Einstellung im Bereich Erweitert -> Allgemein.

Konfiguration des XpertTimer
Excel Export aktivieren in der Konfiguration der Projekzeiterfassung Xpert-Timer

Nach der Aktivierung stehen Ihnen in der Projektliste, Zeitstempelliste uvm. Knöpfe für den Excel Export bereit. Sollten Sie diese nicht sehen, sind sie eventuell ausgeblendet. Per Rechtsklick in die Knopfleiste können Sie den Export Knopf einblenden.

Ein- bzw. ausblenden von Knöpfen per Rechtsklick
Per Rechtsklick bestimmte Buttons ein- bzw. ausblenden

Die kommende Version 5 bietet einen überarbeiteten Excel Export Dialog, der Ihnen viele weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer erfassten Projekte und Projektzeiten liefert:

Geben Sie genau an, welche Tabellen Sie exportieren möchten.
Excel Export Details

In diesem Dialog können Sie über den Knopf „Exportkonfiguration“ genaue, bzw. weitere Einstellungen zu den Formaten Ihres Excel Export machen.

Super! Damit können Sie also Ihre Projektzeiten komfortabel aus dem Xpert-Timer System zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Sind Sie Excel Spezialist, können Sie auch die offene Schnittstelle des Xpert-Timer verwenden und Excel direkt mit der Datenbank der Zeiterfassung verbinden und Daten auswerten. http://www.xperttimer.de/xtapi

Wussten Sie? – Lückenlose Zeiterfassung von Tätigkeiten

Möchten Sie eine lückenlose Erfassung der Tätigkeiten über den Tag erzielen, können Sie in der Konfiguration der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ ein sogenanntes Pausen- und Stopprojekt festlegen. Dieses Pausen- bzw. Stopprojekt dient lediglich dazu, Lücken in der Zeiterfassung zu füllen. Das Projekt sollte als sogenannter „Lückenfüller“ für Leerlaufzeiten gesehen werden. Automatisierte Funktionen wie z.B. die Kommentarabfrage sind dafür nicht gedacht.
Es gibt einen Standard-Projekttypen für „Leerlaufzeiten“, den Sie für Ihre Projekte verwenden können, die quasi als „Lückenfüller“ fungieren.

leerlauf_projekttyp

Am besten benennen Sie auch ein Projekt im Projektmanager „Leerlaufzeit“, welches Sie als Pausen- und/oder Stopprojekt anlegen.

leerlauf_projekte

Wussten Sie? – Projektzeiten anonym erfassen

Stichwort: Kapazitätsmanagement. In einem Unternehmen soll festgehalten werden, wie lange bestimmte Tätigkeiten am Tag an Arbeitszeit benötigen. Allerdings soll die Erfassung anonym erfolgen, um einen Leistungsvergleich zwischen den Mitarbeitern auszuschließen.

Die Software „Xpert-Timer“ bietet genau diese Möglichkeit. Um Arbeitsabläufe umzustrukturieren oder Arbeitsbereiche neu zu verteilen, können Sie den Anonymisierungsmodus des Xpert-Timer aktivieren.

rechtegruppe_anonymisierung Damit sehen Mitarbeiter keine Echtdaten im System. Die Mitarbeiter können so Ihre Zeiten erfassen, ohne dass jemand im Unternehmen diese erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zuordnen kann.
Die Auswertung der Projekte erfolgt ebenso anonym. Eine Zuordnung der erfassten Zeiten zu einem bestimmten Mitarbeiter ist nicht möglich. Vor allem zur Reorganisation und zur Erfassung von Arbeitsabläufen im Bereich des Kapazitätsmanagements ist der Einsatz des Xpert-Timer daher ideal.

Die Einstellung der Sichtbarkeiten wird über die Rechteverwaltung geregelt. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter nicht das Recht haben, die Einstellungen der Rechte zu ändern. (Keine Rechte in Bezug auf die Mitarbeiterverwaltung). Zusätzlich setzen Sie den Haken bei „Mitarbeiter anonymisieren“.
Damit sehen die Mitarbeiter die Projekte auf die sie die Zeiten buchen sollen, aber keine Zeiten und Mitarbeiternamen mehr:zeitstempel_anonym

Gelöschtes Projekt im Xpert-Timer zurückholen

Sie haben ein Projekt im Xpert-Timer gelöscht? Kein Problem! Gelöschte Daten werden im ersten Schritt als „Storniert“ in der Datenbank gespeichert.

So können Sie Ihr Projekt zurückholen:

1. Im XTAdmin (Administrationsprogramm des Xpert-Timer) finden Sie im Bereich „Wartung“ einen Knopf „Gelöschtes Projekt zurückholen“. Sobald Sie auf den Knopf klicken, erhalten Sie eine Liste der gelöschten Projekte. Wählen Sie das entsprechende Projekt aus und stellen es über „OK“ wieder her.

geloeschtes_projekt_zurueckholen

2. Zur Sicherheit, dass solche ein Missgeschick nicht häufiger passiert können Sie in den Konfigurationseinstellungen eine Sicherheitsabfrage aktivieren, die beim Löschen von Kunden und Projekten eingeblendet wird.

sicherheitscode

Damit sollte die versehentliche Löschung von Daten unterbunden werden.

Viel Spaß noch mit dem Xpert-Timer!

Xpert-Timer – Regelung der Zugriffe über Mitarbeiterrechte

Die Projektzeiterfassung Xpert-Timer beinhaltet eine Rechteverwaltung über die geregelt werden kann, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Funktionen innerhalb der Zeiterfassung hat. Für unterschiedliche Positionen, können unterschiedliche Rechtegruppen gebildet und frei benannt werden. Eine häufige Anforderung unserer Kunden ist es, dass es einem Mitarbeiter nicht möglich ist ohne Befugnis die erfassten Zeiten eines andere Mitarbeiters zu sehen. Dies ist im Xpert-Timer über die Rechteeinstellungen möglich.

Die Einschränkung der Sichtbarkeiten kann bis zum Anonymisierungsmodus reichen. Damit werden alle Mitarbeiternamen durch wechselnde, fiktive Namen vom System ersetzt. Somit wird zwar die gearbeitete Zeit an einem Projekt festgehalten, es ist aber nicht mehr erkennbar, welche Mitarbeiter wie lange am System gearbeitet hat.

Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer
Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer

Wussten Sie? – Mit Strg + Enter Projektzeiten schneller erfassen

In den Dialogen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie mit dem Tastaturkürzel Strg+Enter den „Speichern“ Knopf betätigen. Wenn Sie also z.B. einen Kommentar zu Ihrem Zeitstempel erfassen, brauchen Sie nicht mit der Maus auf Speichern klicken, sondern drücken einfache die „Eingabe“-Taste während Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten. Perfekt!

Die Knöpfe im Xpert-Timer können natürlich auch per Alt-Taste bedient werden. Dazu drücken Sie immer die Kombination „Alt“+ dem unsterstrichenen Buchstaben des Knopfes. Im Beispiel Alt+s.

Tastenkombinationen im XT
Tastenkombinationen im XT

Wussten Sie schon? – Projektliste im Xpert-Timer nach Spalten sortieren

Die Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ bietet Ihnen viele Filter und Gruppierungsmöglichkeiten im Projektmanager. Der Projektmanager ist quasi die Schaltzentrale der Software. Dort sehen Sie Ihre Projektliste, sowie die erfassten Zeitstempel der jeweiligen Projekte.

Benötigen Sie z.B. eine Projektliste sortiert nach der Priorität des Projekts, so können Sie einfach auf die Spaltenüberschrift „Priorität“ klicken, um alle angezeigten Projekte nach Priorität zu sortieren.

Sortieren Sie Ihre Projekte z.B. nach Priorität
Sortieren Sie Ihre Projekte z.B. nach Priorität

Aufgrund dieser Sortierung geht Ihnen die Struktur der Projekte (Hauptprojekt -> Unterprojekt) verloren. Möchten Sie also wieder zurück zur Originalansicht wechseln, dann klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Projektname“.

Projektliste
Projektliste

Damit wird Ihre Projektliste wieder wie ursprünglich angezeigt.

Projekliste in der Originalsortierung
Projekliste in der Originalsortierung

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