Start.Stop.Zeiterfassung – Xpert-Timer Basic

Klein aber fein ist die abgespeckte Variante der Projektzeiterfassung Xpert-Timer Pro. Perfekt für das Festhalten von projektbezogener Arbeitszeit.

Auswertung

Auswertungsmodul XTBasic

Am 15.12.2015 erfolgt das Release der Version 5 des Xpert-Timer Basic. Die schlanke Zeiterfassung bietet dann einen verbesserten Excel Export sowie eine komplett neu überarbeitete Auswertung. Unzählige Kombinationen von Gruppierungen und Summierungen sind damit möglich.

Je nach Arbeitsweise des Anwenders kann die Zeit im Xpert-Timer automatisch oder manuell eingetragen werden. Entweder erfolgt die Erfassung per Start/Stop Knopf auf dem PC-Bildschirm oder per Nachtrag manuell. Dem Anwender stehen zur Erfassung die Ebenen „Hauptprojekt“ – „Unterprojekt“ und „Aufgabe“ zur Verfügung.

Mit dem Xpert-Timer Basic lassen sich aussagekräftige Reports erstellen die als Abrechnungsgrundlage für den Kunden dienen. Die Spaltenüberschriften der Software und der Druckvorlage lassen sich dabei individuell anpassen. Auf diese Weise kann zum Beispiel das Wort „Projektname“ mit „Auftrag“ ersetzt werden. Alle erfassten Daten lassen sich per Knopfdruck nach Excel exportieren.

Ein weiteres tolles Feature der neuen Version sind die Charts, die in der Auswertung sowie in der Zeitstempelliste und der Aufgabenliste zur Verfügung stehen. So lässt sich gut erkennen, welche Projekte bzw. Tätigkeiten über das Jahr den größten Zeitaufwand benötigten.

Fazit: Die schlanke Variante der Zeiterfassung „Xpert-Timer“ bietet ein wirklich gutes Preis-/Leistungsverhältnis und gehört in das Software Portfolio aller Dienstleister die auf Stundenbasis abrechnen.

Zeitstempelreport

XT Basic Zeitstempel

Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Wussten Sie? Excel-Export der erfassten Zeiten

In vielen Bereichen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Ihre Daten zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Dazu muss in der Konfiguration der Excel Export aktiviert werden. Sie finden die Einstellung im Bereich Erweitert -> Allgemein.

Konfiguration des XpertTimer

Excel Export aktivieren in der Konfiguration der Projekzeiterfassung Xpert-Timer

Nach der Aktivierung stehen Ihnen in der Projektliste, Zeitstempelliste uvm. Knöpfe für den Excel Export bereit. Sollten Sie diese nicht sehen, sind sie eventuell ausgeblendet. Per Rechtsklick in die Knopfleiste können Sie den Export Knopf einblenden.

Ein- bzw. ausblenden von Knöpfen per Rechtsklick

Per Rechtsklick bestimmte Buttons ein- bzw. ausblenden

Die kommende Version 5 bietet einen überarbeiteten Excel Export Dialog, der Ihnen viele weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer erfassten Projekte und Projektzeiten liefert:

Geben Sie genau an, welche Tabellen Sie exportieren möchten.

Excel Export Details

In diesem Dialog können Sie über den Knopf „Exportkonfiguration“ genaue, bzw. weitere Einstellungen zu den Formaten Ihres Excel Export machen.

Super! Damit können Sie also Ihre Projektzeiten komfortabel aus dem Xpert-Timer System zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Sind Sie Excel Spezialist, können Sie auch die offene Schnittstelle des Xpert-Timer verwenden und Excel direkt mit der Datenbank der Zeiterfassung verbinden und Daten auswerten. http://www.xperttimer.de/xtapi

Wussten Sie? – Lückenlose Zeiterfassung von Tätigkeiten

Möchten Sie eine lückenlose Erfassung der Tätigkeiten über den Tag erzielen, können Sie in der Konfiguration der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ ein sogenanntes Pausen- und Stopprojekt festlegen. Dieses Pausen- bzw. Stopprojekt dient lediglich dazu, Lücken in der Zeiterfassung zu füllen. Das Projekt sollte als sogenannter „Lückenfüller“ für Leerlaufzeiten gesehen werden. Automatisierte Funktionen wie z.B. die Kommentarabfrage sind dafür nicht gedacht.
Es gibt einen Standard-Projekttypen für „Leerlaufzeiten“, den Sie für Ihre Projekte verwenden können, die quasi als „Lückenfüller“ fungieren.

leerlauf_projekttyp

Am besten benennen Sie auch ein Projekt im Projektmanager „Leerlaufzeit“, welches Sie als Pausen- und/oder Stopprojekt anlegen.

leerlauf_projekte

Xpert-Timer V5 ab Mitte Dezember 2015 verfügbar

Die wohl größte Veränderung in der Version 5 des Xpert-Timer wird das Auswertungsmodul sein. Dieses wurde komplett überarbeitet und bietet jetzt sämtliche Vorteile die bereits die Zeitstempelliste zu bieten hatte und noch mehr.
Zahlreiche Gruppierungs- und Summierungskombinationen bieten die Möglichkeit zur Erstellung aussagekräftiger Reports zu Projekten und Kunden. Eine neue Gewinn/Verlust Ansicht stellt die geschätzten Kosten und Zeiten mit den Ist-Angaben gegenüber und errechnet damit den Projektgewinn.auswertung_xt

Interessant ist, dass jedem Kunden im Xpert-Timer eine eigene Währung zugeordnet werden kann. Hat ein Unternehmen also Kunden im Ausland, lassen sich mit der Projektzeiterfassung jetzt die erfassten Daten in der Landeswährung des Kunden darstellen. Nebenkosten, wie z.B. Materialien oder Fahrkosten können ebenso in unterschiedlichen Währungen erfasst werden.

Mit dem neuen Outlook Modul können E-Mails per drag&drop in das Xpert-Timer System gezogen werden. Damit wird automatisch eine neue Aufgabe erstellt und die E-Mail als Anhang hinzugefügt. So kann projektbezogene Kommunikation ganz einfach festgehalten werden.

Auch neue grafische Elemente sind in der Projektzeiterfassung zu finden. Alle Listen, wie z.B. die Zeitstempelliste, die Aufgabenliste, Leistungen und auch die Auswertung bieten jetzt auch eine grafische Übersicht zur Verteilung der Kosten, bzw. des Aufwands.

chart

Viele benutzerdefinierte Felder im Kunden- und Projektbereich stehen in der neuen Version zur Verfügung. Diese kann der Anwender frei benennen und über die offene Schnittstelle bei Bedarf auslesen. Auch der Excel Export wurde optimiert, so dass jetzt ausgewählt werden kann, genau welche Datenbankfelder im Export einbezogen werden sollen.

Xpert-Timer bietet mit der Version 5 ein mächtiges Tool zur Erfassung von Projektzeiten und deren Auswertung. Die Software kann von Unternehmen mit einem bis über 100 Mitarbeitern eingesetzt werden und basiert auf der Client- / Server Technologie. Die erfassten Daten können in einer MS-SQL, MySQL oder PostgreSQL Datenbank, als Einzelunternehmer in einer mitgelieferten MS-Access Datenbank gespeichert werden. Damit ist eine schnelle Reaktionszeit und angenehmes arbeiten auch bei vielen Projekten garantiert. Sichtbarkeiten und Funktionen werden über ein integriertes Rechtesystem geregelt.

Haben Sie Bedarf an einer projektbezogenen Zeiterfassung empfehlen wir Ihnen jetzt den Kauf der aktuellen Version 4.5 mit Softwarepflegepaket (ab 120.- Euro pro Mitarbeiter), da dieses die kommende Version 5 beinhaltet. Mit der Veröffentlichung der Version 5 am 15.12.2015 ist auch eine Preiserhöhung zu erwarten.

Weitere Informationen, sowie eine 30 Tage Testversion finden Sie unter http://www.xperttimer.de

 

Wussten Sie? – Projektzeiten anonym erfassen

Stichwort: Kapazitätsmanagement. In einem Unternehmen soll festgehalten werden, wie lange bestimmte Tätigkeiten am Tag an Arbeitszeit benötigen. Allerdings soll die Erfassung anonym erfolgen, um einen Leistungsvergleich zwischen den Mitarbeitern auszuschließen.

Die Software „Xpert-Timer“ bietet genau diese Möglichkeit. Um Arbeitsabläufe umzustrukturieren oder Arbeitsbereiche neu zu verteilen, können Sie den Anonymisierungsmodus des Xpert-Timer aktivieren.

rechtegruppe_anonymisierung Damit sehen Mitarbeiter keine Echtdaten im System. Die Mitarbeiter können so Ihre Zeiten erfassen, ohne dass jemand im Unternehmen diese erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zuordnen kann.
Die Auswertung der Projekte erfolgt ebenso anonym. Eine Zuordnung der erfassten Zeiten zu einem bestimmten Mitarbeiter ist nicht möglich. Vor allem zur Reorganisation und zur Erfassung von Arbeitsabläufen im Bereich des Kapazitätsmanagements ist der Einsatz des Xpert-Timer daher ideal.

Die Einstellung der Sichtbarkeiten wird über die Rechteverwaltung geregelt. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter nicht das Recht haben, die Einstellungen der Rechte zu ändern. (Keine Rechte in Bezug auf die Mitarbeiterverwaltung). Zusätzlich setzen Sie den Haken bei „Mitarbeiter anonymisieren“.
Damit sehen die Mitarbeiter die Projekte auf die sie die Zeiten buchen sollen, aber keine Zeiten und Mitarbeiternamen mehr:zeitstempel_anonym

Start.Stop.Zeiterfassung

Ob anonymisiert oder mitarbeiterbezogen: Xpert-Timer erfasst die Arbeitszeit auf sämtliche anfallenden Tätigkeiten.
Unternehmensberater nutzen die Software bei Ihren Kunden für das Kapazitätsmanagement. Mit Xpert-Timer wird genau dokumentiert wie lange welcher Arbeitschritt dauert. Die Erfassung der Daten erfolgt anonym, um Leistungsvergleiche zu vermeiden. Die einzelnen Arbeitsschritte und der Zeitaufwand werden analysiert und Arbeitsabläufe auf Basis der Ergebnisse optimiert.

Werkstätten dokumentieren mit der Zeiterfassung die einzelnen Arbeitschritte. Zum Besipiel wird das Herstellen von Möbel für Luxusjachten genauestens festgehalten, um nach Fertigstellung dem Kunden eine genaue Arbeitszeitauflistung zu liefern. Auch Autowerkstätten profitieren von der Software und nutzen sehr oft den Barcode Scanner mit der mobilen Xpert-Timer Android App.

Softwareentwickler sind ebenso begeisterte Nutzer des Xpert-Timer. Unterschiedliche Projekte der Kunden werden zeitlich genau erfasst. Damit lässt sich in einem Projektteam genau nachvollziehen, wie viele Stunden für welche Tätigkeit und welchen Kunden angefallen sind. Ähnlich wie Softwareentwickler nutzen auch Ingenieure den Xpert-Timer um unterschiedliche Projekte und Aufgaben zu dokumentieren.

Das eine Unternehmen nutzt die Software zur internen Leistungserfassung, während ein anderes Unternehmen die Software zur Abrechnung der erfassten Zeiten an den eigenen Kunden verwendet. Der Einsatzbereich des Xpert-Timer ist vielseitig.

Xpert-Timer kann 30 Tage kostenlos in vollem Umfang getestet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: www.xperttimer.de