Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

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Wussten Sie? Excel-Export der erfassten Zeiten

In vielen Bereichen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Ihre Daten zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Dazu muss in der Konfiguration der Excel Export aktiviert werden. Sie finden die Einstellung im Bereich Erweitert -> Allgemein.

Konfiguration des XpertTimer
Excel Export aktivieren in der Konfiguration der Projekzeiterfassung Xpert-Timer

Nach der Aktivierung stehen Ihnen in der Projektliste, Zeitstempelliste uvm. Knöpfe für den Excel Export bereit. Sollten Sie diese nicht sehen, sind sie eventuell ausgeblendet. Per Rechtsklick in die Knopfleiste können Sie den Export Knopf einblenden.

Ein- bzw. ausblenden von Knöpfen per Rechtsklick
Per Rechtsklick bestimmte Buttons ein- bzw. ausblenden

Die kommende Version 5 bietet einen überarbeiteten Excel Export Dialog, der Ihnen viele weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer erfassten Projekte und Projektzeiten liefert:

Geben Sie genau an, welche Tabellen Sie exportieren möchten.
Excel Export Details

In diesem Dialog können Sie über den Knopf „Exportkonfiguration“ genaue, bzw. weitere Einstellungen zu den Formaten Ihres Excel Export machen.

Super! Damit können Sie also Ihre Projektzeiten komfortabel aus dem Xpert-Timer System zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Sind Sie Excel Spezialist, können Sie auch die offene Schnittstelle des Xpert-Timer verwenden und Excel direkt mit der Datenbank der Zeiterfassung verbinden und Daten auswerten. http://www.xperttimer.de/xtapi

Wussten Sie? – Lückenlose Zeiterfassung von Tätigkeiten

Möchten Sie eine lückenlose Erfassung der Tätigkeiten über den Tag erzielen, können Sie in der Konfiguration der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ ein sogenanntes Pausen- und Stopprojekt festlegen. Dieses Pausen- bzw. Stopprojekt dient lediglich dazu, Lücken in der Zeiterfassung zu füllen. Das Projekt sollte als sogenannter „Lückenfüller“ für Leerlaufzeiten gesehen werden. Automatisierte Funktionen wie z.B. die Kommentarabfrage sind dafür nicht gedacht.
Es gibt einen Standard-Projekttypen für „Leerlaufzeiten“, den Sie für Ihre Projekte verwenden können, die quasi als „Lückenfüller“ fungieren.

leerlauf_projekttyp

Am besten benennen Sie auch ein Projekt im Projektmanager „Leerlaufzeit“, welches Sie als Pausen- und/oder Stopprojekt anlegen.

leerlauf_projekte

Xpert-Timer V5 ab Mitte Dezember 2015 verfügbar

Die wohl größte Veränderung in der Version 5 des Xpert-Timer wird das Auswertungsmodul sein. Dieses wurde komplett überarbeitet und bietet jetzt sämtliche Vorteile die bereits die Zeitstempelliste zu bieten hatte und noch mehr.
Zahlreiche Gruppierungs- und Summierungskombinationen bieten die Möglichkeit zur Erstellung aussagekräftiger Reports zu Projekten und Kunden. Eine neue Gewinn/Verlust Ansicht stellt die geschätzten Kosten und Zeiten mit den Ist-Angaben gegenüber und errechnet damit den Projektgewinn.auswertung_xt

Interessant ist, dass jedem Kunden im Xpert-Timer eine eigene Währung zugeordnet werden kann. Hat ein Unternehmen also Kunden im Ausland, lassen sich mit der Projektzeiterfassung jetzt die erfassten Daten in der Landeswährung des Kunden darstellen. Nebenkosten, wie z.B. Materialien oder Fahrkosten können ebenso in unterschiedlichen Währungen erfasst werden.

Mit dem neuen Outlook Modul können E-Mails per drag&drop in das Xpert-Timer System gezogen werden. Damit wird automatisch eine neue Aufgabe erstellt und die E-Mail als Anhang hinzugefügt. So kann projektbezogene Kommunikation ganz einfach festgehalten werden.

Auch neue grafische Elemente sind in der Projektzeiterfassung zu finden. Alle Listen, wie z.B. die Zeitstempelliste, die Aufgabenliste, Leistungen und auch die Auswertung bieten jetzt auch eine grafische Übersicht zur Verteilung der Kosten, bzw. des Aufwands.

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Viele benutzerdefinierte Felder im Kunden- und Projektbereich stehen in der neuen Version zur Verfügung. Diese kann der Anwender frei benennen und über die offene Schnittstelle bei Bedarf auslesen. Auch der Excel Export wurde optimiert, so dass jetzt ausgewählt werden kann, genau welche Datenbankfelder im Export einbezogen werden sollen.

Xpert-Timer bietet mit der Version 5 ein mächtiges Tool zur Erfassung von Projektzeiten und deren Auswertung. Die Software kann von Unternehmen mit einem bis über 100 Mitarbeitern eingesetzt werden und basiert auf der Client- / Server Technologie. Die erfassten Daten können in einer MS-SQL, MySQL oder PostgreSQL Datenbank, als Einzelunternehmer in einer mitgelieferten MS-Access Datenbank gespeichert werden. Damit ist eine schnelle Reaktionszeit und angenehmes arbeiten auch bei vielen Projekten garantiert. Sichtbarkeiten und Funktionen werden über ein integriertes Rechtesystem geregelt.

Haben Sie Bedarf an einer projektbezogenen Zeiterfassung empfehlen wir Ihnen jetzt den Kauf der aktuellen Version 4.5 mit Softwarepflegepaket (ab 120.- Euro pro Mitarbeiter), da dieses die kommende Version 5 beinhaltet. Mit der Veröffentlichung der Version 5 am 15.12.2015 ist auch eine Preiserhöhung zu erwarten.

Weitere Informationen, sowie eine 30 Tage Testversion finden Sie unter http://www.xperttimer.de

 

Wussten Sie? – Projektzeiten anonym erfassen

Stichwort: Kapazitätsmanagement. In einem Unternehmen soll festgehalten werden, wie lange bestimmte Tätigkeiten am Tag an Arbeitszeit benötigen. Allerdings soll die Erfassung anonym erfolgen, um einen Leistungsvergleich zwischen den Mitarbeitern auszuschließen.

Die Software „Xpert-Timer“ bietet genau diese Möglichkeit. Um Arbeitsabläufe umzustrukturieren oder Arbeitsbereiche neu zu verteilen, können Sie den Anonymisierungsmodus des Xpert-Timer aktivieren.

rechtegruppe_anonymisierung Damit sehen Mitarbeiter keine Echtdaten im System. Die Mitarbeiter können so Ihre Zeiten erfassen, ohne dass jemand im Unternehmen diese erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zuordnen kann.
Die Auswertung der Projekte erfolgt ebenso anonym. Eine Zuordnung der erfassten Zeiten zu einem bestimmten Mitarbeiter ist nicht möglich. Vor allem zur Reorganisation und zur Erfassung von Arbeitsabläufen im Bereich des Kapazitätsmanagements ist der Einsatz des Xpert-Timer daher ideal.

Die Einstellung der Sichtbarkeiten wird über die Rechteverwaltung geregelt. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter nicht das Recht haben, die Einstellungen der Rechte zu ändern. (Keine Rechte in Bezug auf die Mitarbeiterverwaltung). Zusätzlich setzen Sie den Haken bei „Mitarbeiter anonymisieren“.
Damit sehen die Mitarbeiter die Projekte auf die sie die Zeiten buchen sollen, aber keine Zeiten und Mitarbeiternamen mehr:zeitstempel_anonym

Start.Stop.Zeiterfassung

Ob anonymisiert oder mitarbeiterbezogen: Xpert-Timer erfasst die Arbeitszeit auf sämtliche anfallenden Tätigkeiten.
Unternehmensberater nutzen die Software bei Ihren Kunden für das Kapazitätsmanagement. Mit Xpert-Timer wird genau dokumentiert wie lange welcher Arbeitschritt dauert. Die Erfassung der Daten erfolgt anonym, um Leistungsvergleiche zu vermeiden. Die einzelnen Arbeitsschritte und der Zeitaufwand werden analysiert und Arbeitsabläufe auf Basis der Ergebnisse optimiert.

Werkstätten dokumentieren mit der Zeiterfassung die einzelnen Arbeitschritte. Zum Besipiel wird das Herstellen von Möbel für Luxusjachten genauestens festgehalten, um nach Fertigstellung dem Kunden eine genaue Arbeitszeitauflistung zu liefern. Auch Autowerkstätten profitieren von der Software und nutzen sehr oft den Barcode Scanner mit der mobilen Xpert-Timer Android App.

Softwareentwickler sind ebenso begeisterte Nutzer des Xpert-Timer. Unterschiedliche Projekte der Kunden werden zeitlich genau erfasst. Damit lässt sich in einem Projektteam genau nachvollziehen, wie viele Stunden für welche Tätigkeit und welchen Kunden angefallen sind. Ähnlich wie Softwareentwickler nutzen auch Ingenieure den Xpert-Timer um unterschiedliche Projekte und Aufgaben zu dokumentieren.

Das eine Unternehmen nutzt die Software zur internen Leistungserfassung, während ein anderes Unternehmen die Software zur Abrechnung der erfassten Zeiten an den eigenen Kunden verwendet. Der Einsatzbereich des Xpert-Timer ist vielseitig.

Xpert-Timer kann 30 Tage kostenlos in vollem Umfang getestet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: www.xperttimer.de

Es wird Zeit, Ihre Arbeitzeit zu erfassen!

24-06-2013 12-53-58Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert.

Xpert-Timer Mobil dient nicht nur einfach der Zeiterfassung. Mit der App lassen sich mehrere Kunden verwalten, denen sich jeweils auch mehrere Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zuordnen lassen. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt dann jeweils auf Projektebene. Projekte können als „Favorit“ gesetzt werden und stehen dann über einen Longklick auf den Startknopf schnell zur Auswahl zur Verfügung.

Wie bei einer Stempeluhr wird die Erfassung über einen Start- und Stopp-Button gestartet bzw. gestoppt. Auch ein Pause-Button steht zur Verfügung. Alle drei mit den schon vom Videorekorder oder Kassettenrekorder her bekannten Symbolen. Natürlich lassen sich die so erzeugten Einträge nachträglich bearbeiten, um z.B. die vergessene Mittagspause nachzutragen. Wird die App nach dem Starten eines Zeitstempels verlassen ist das kein Problem. Selbst wenn das Smartphone neu bootet, läuft der Timer so lange weiter bis er explizit gestoppt wird.

Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über die erfassten Daten. Alle erfassten Zeitstempel, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten, Liste der Kunden, Übersicht über die Projekte, usw. können gedruckt werden. Zusätzliche Exportfunktionen runden das Paket ab. Ein komplettes Backup der Daten kann erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn z.B. auf ein anderes Gerät umgezogen wird, oder die Daten aus der Test- in die Vollversion transferiert werden sollen. Das Einlesen einer Datensicherung in die Testversion ist allerdings nicht erlaubt. Auswertungen lassen sich in den Formaten HTML, PDF (Zusatzmodul) und auch als CSV, zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen am PC, speichern.
Interessant ist hier auch das Zusatzmodul „Unterschriftsmodul“ in Kombination mit dem „PDF-Reporting“. Damit kann z.B. ein Kunde einen Zeitreport direkt auf dem Display des Smartphones unterschreiben.

Das Zusatzmodul „Anruferkennung“ bietet die komfortable Funktion, eingehende und ausgehende Telefonate sofort auf ein vordefiniertes Projekt zu buchen. So wird die Zeit am Telefon automatisch gestoppt.

Interessant ist auch der „NFC-Scanner“. Beschreiben Sie NFC-Tags mit der integrierten Funktion im Xpert-Timer und scannen Sie dann die Tags, Chips oder Aufkleber, um das entsprechende Projekt zu starten und zu stoppen. Damit lässt sich z.B. die Arbeitszeit bestimmter Akten schnell und einfach dokumentieren.

Die Testversion bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Kaufversion. Beschränkungen bestehen hier lediglich in der Anzahl der erfassten Zeitstempel. Hier können maximal 50 Zeitstempel erstellt werden. Das Einspielen von Datensicherungen ist in die Testversion nicht möglich.

Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert. Die Möglichkeit, mehrere Kunden und zu diesen auch mehrere Projekte mit jeweils getrennten Stundensätzen zu verwalten, macht die App zum ultimativen Werkzeug für den Freiberufler. Die zahlreichen Auswertungen helfen sowohl beim Überblick über die Einsatzzeiten als auch bei der Rechnungsstellung.

Das umfangreiche Handbuch zur App unter http://handbuchmobil.xperttimer.de bietet einen guten Einblick in die umfangreichen Funktionen der App. Es lohnt sich durchaus ein Blick in das Handbuch, um versteckte Funktionen zu finden und eine schnelle Einarbeitung zu garantieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: http://www.xperttimermobil.de

Zeit ist Geld…

Die professionelle Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ unterstützt effektiv bei der Erfassung von projektbezogener Arbeitszeit.

projektmanager

Am Ende eines jeden Arbeitstages sollte nochmals revuepassiert werden, welche Arbeiten verrichtet wurden. Wie oft kommt es vor, dass im Nachhinein nicht mehr so genau zugeordnet werden kann, welche Arbeiten zu welchen Projekten wie lange gedauert haben. Mühsam werden manuelle Listen über die benötigten Zeiten geführt, um dem Kunden einen Stundennachweis vorzulegen.

Mit der professionellen Zeiterfassung „Xpert-Timer“ haben nicht nur Mitarbeiter ihre Zeit im Griff, auch Unternehmen im Bereich der Dienstleistung können jetzt jede Minute genau und dokumentiert an ihre Kunden abrechnen. Auch bei der internen Leistungsverrechnung unterstützt Xpert-Timer die einzelnen Abteilungen und Projektgruppen mit zahlreichen Reports.

Mit zahlreichen Benutzerrechten regelt der Xpert-Timer den Zugriff auf Projekte und Projektzeiten, so dass dem Einsatz in großen Unternehmen nichts entgegen spricht.

Xpert-Timer ermöglicht auf sehr einfache Art den Aufwand den entsprechenden Projekten zuzuordnen. Einen wesentlichen Vorteil gegenüber den Konkurrenzprodukten bietet die Software mit der integrierten Stoppuhr. Die Arbeitszeiten müssen nicht manuell eingegeben werden, denn die Minuten werden automatisch im Hintergrund vom Programm gestoppt. Die Stoppuhr schwebt dabei auf dem Desktop, so dass die Zeit und das aktive Projekt immer im Blick bleiben. Das Umschalten zwischen den Projekten geschieht wahlweise per Tastaturkürzel oder Mausklick und ist in Sekunden erledigt.

Um die Projektverantwortlichen immer auf dem aktuellen Stand zu halten, können automatisiert E-Mails versendet werden. Diese Funktion erspart tägliche Rückfragen zum Projektstand und spart somit wieder teure Minuten für wichtigere Dinge…denn jede Minute zählt.

Auch alle Mitarbeiter die unterwegs sind profitieren von der Software. Sie können auf dem Laptop die Arbeitszeiten protokollieren und diese anschließend per Synchronisationsmodul mit der zentralen Datenbank abgleichen. Natürlich funktioniert dies auch beim Home-Office oder per VPN-Verbindung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit die Daten auf einem Android Gerät zu erfassen und mit der zentralen Datenbank abzugleichen.

Die Software ist eine native Windows-Anwendung und bietet somit optimalen Bedienkomfort gebündelt mit hoher Geschwindigkeit aufgrund des direkten Datenbankzugriffs. Ihre Daten sind damit sicher in Ihrem Unternehmen auf Ihrem Server gespeichert und entsprechend vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Die Projektzeiterfassung ist in der Version 4 bereits für 120.- Euro netto, inklusive der Softwarepflege für ein Jahr, pro Mitarbeiter erhältlich. Weitere Zusatzmodule können dem Basispaket zugekauft werden. Auf der Website des Anbieters ist eine Übersicht der unterschiedlichen Module zu finden. Eine 30-Tage Testversion der Software steht ebenso auf http://www.xperttimer.de bereit. Diese kann mit bis zu zehn Mitarbeitern für 30 Tage getestet werden.

Xpert-Timer Mobil mit NFC/RFID-Scanner Modul

Seit einigen Monaten bietet Xpert-Design Software ein NFC-/RFID-Scanner Modul für die mobile Projektzeiterfassung „Xpert-Timer Mobil“an.

Damit bietet die Projektzeiterfassung ein weiteres, leistungsstarkes Modul, das die Erfassung von Arbeitszeit auf Tätigkeiten im täglichen Geschäft vereinfacht.

So können zum Beispiel Akten mit NFC (Near Field Communication) Aufklebern versehen werden und die Mitarbeiter starten die Zeiterfassung der Akte bzw. des Projekts durch die Platzierung des Android Geräts in der Nähe des Aufklebers. Im Moment des Scannens muss die Zeiterfassungs-App auf dem Android Gerät nicht aktiv sein. Die Zeiterfassung wird automatisch durch das Scannen des NFC-Tags gestartet. NFC-Tags sind in verschiedensten Formaten erhältlich. Vom Aufkleber, über Schlüsselanhänger zum Aufkleber. Online können diese Tags günstig erworben werden.

Das Beschreiben der Tags erfolgt ebenfalls direkt aus der Projektzeiterfassung. Es wird ein neues Projekt bzw. einen neue Aufgabe angelegt und Xpert-Timer Mobil bietet dann einen Menüpunkt zum Beschreiben des NFC-Tags. Durch einfaches Platzieren des Geräts auf, bzw. an einem NFC-Tag wird der beinhaltete Chip beschrieben.

Xpert-Timer Mobil ist eine Software zur Erfassung von projektbezogener oder auftragsbezogener Arbeitszeit. Mithilfe der App kann am Ende eines Monats per Reporting festgestellt werden, wie viel Zeit in welche Tätigkeiten geflossen ist. Xpert-Timer Mobil bietet quasi ein schlankes Projektcontrolling auf dem Mobilgerät.

Weitere Module

Neben dem neuen „NFC/RFID-Scanner Modul“ bietet Xpert-Timer Mobil zum Beispiel auch noch ein „PDF-Report mit Unterschrift“ Modul, welches in Kombination mit dem Modul „PDF-Reporting“ erlaubt die erfassten Zeiten als PDF Dokument auszugeben und dieses direkt auf dem Bildschirm des Android Gerätes zu unterschreiben. Zusätzlich bietet Xpert-Design Software noch das „Foto-Upload“ Modul, welches mit der Windows Software „Xpert-Timer V4“ zusammenspielt, sowie das Modul „Anruferkennung“ zum automatischen Stoppen der Zeit von eingehenden und ausgehenden Telefonaten.

Try before you buy

Xpert-Timer Mobil gibt es als Testversion im Google Play Store. Damit kann sich der Endkunde von der Funktionalität der Software überzeugen. Aus lizenzierungstechnischen Gründen ist es leider nicht möglich auch die zusätzlichen Module vorab zu testen.

Weitere Informationen zur Projektzeiterfassung finden Sie auf der Website des Herstellers: http://www.xperttimermobil.de

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