Zeiterfassung auf Projekte/Aufgaben/Tätigkeiten – es wird Zeit!!

Mit der aktuellen Version des Xpert-Timer V5 bietet Xpert-Design Software eine Möglichkeit schnell und einfach einen MySQL Server aufzusetzen und eine MySQL Datenbank für den Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk zu erzeugen. Damit bleiben alle erfassten, sensiblen Daten im Unternehmen und die Mitarbeiter können sich auf eine stabile und benutzerfreundliche Software verlassen.

Xpert-Timer hilft bei der Erfassung projektbezogener Arbeitszeit. Einzelanwender und Teams mit über 100 Mitarbeitern setzen die Software erfolgreich ein. Über eine Zeitleiste wird die Tätigkeit, bzw. das Projekt an dem gearbeitet wird gestartet und gestoppt. Damit ist das laufende Projekt immer im Blickfeld des Anwenders.

Eine automatische Erkennung, welche Programme im Moment geöffnet und aktiv sind, gibt es nicht. „Wir möchten kein Kontrollsystem mit Xpert-Timer anbieten, sondern eine Unterstützung zum besseren Controlling von Projekten“, so Chefentwickler Andreas Spang von Xpert-Design Software. Und durchaus ist es so, dass es viele optionale Einstellungen im Xpert-Timer gibt, die die Zeiterfassung und das Reporting erleichtern, aber zur Eingabe gezwungen wird nirgends.

Auftragszeiterfassung ist ein wichtiges Thema und essentiell um Projektschätzungen, bzw. Auftragsschätzungen zu kontrollieren, nachzubessern und den Profit zu steigern.

Doch der Xpert-Timer ist für mittelständische und kleine Unternehmen nicht nur wegen der Zeiterfassung interessant. Die beinhaltete Aufgabenliste ermöglicht strukturiertes Arbeiten. Aufgaben können für den jeweiligen Mitarbeiter selbst oder für einen Kollegen erstellt werden. Damit können komplette Workflows wie z.B. in der Softwareentwicklung mit „Release“, „Test“, „Test bestanden“ etc. abgebildet werden. Die Arbeitszeit, die für eine Aufgabe verwendet wird kann im Xpert-Timer ebenfalls festgehalten werden.

Desweiteren gibt es eine Kundenverwaltung, die als kleines CRM System genutzt werden kann, sowie ein Erinnerungsmodul, welches erlaubt sich selbst Erinnerungen für anfallende Tätigkeiten zu setzen. Weitere, allerdings kostenpflichtige Zusatzmodule sind die Faktura, die Leistungserfassung für externe Kosten, wie z.B. Hotelkosten, ein Dokumentenmanagement für projektbezogene Dokumente und Fotos, das CTI Modul, mit dem ein- und ausgehende Telefonate automatisch erfasst werden sowie das Synchronisationsmodul mit dem zwischen Windows Rechnern oder auch mit der mobilen App „Xpert-Timer Mobil“ Daten ausgetauscht werden können.

Aussagekräftige Reports zur Zeiterfassung auf die unterschiedlichen Projekte mit zahlreichen Gruppierungs- und Summierungsfunktionen bietet das Auswertungsmodul im Xpert-Timer. Dies ist bereits in der Basisvariante der Software beinhaltet.

Die Basic Version des Xpert-Timer richtet sich an Einzelbenutzer und beinhaltet nur die Zeiterfassung, die Aufgabenliste, das Erinnerungsmodul und die Auswertung. Die Pro Version des Xpert-Timer ist ebenso für Einzelanwender, bietet aber zusätzlich noch die Kundenverwaltung und die Option, sämtliche Zusatzmodule zum Programm zu erwerben. Die Enterprise Version des Xpert-Timer richtet sich an Unternehmen die mit mehreren Mitarbeitern am System arbeiten und auch bei dieser Version können sämtliche Zusatzmodule zugebucht werden.

Auf der Website des Anbieters steht eine 30-Tage Testversion zur Verfügung die ohne Registrierung heruntergeladen werden kann. Auch alle Preise sind direkt auf der Website ersichtlich. Der Support unterstützt kompetent und schnell bei Fragen zum Programm.

Besuchen Sie http://www.xperttimer.de und überzeugen Sie sich vom Xpert-Timer.

Start.Stop.Zeiterfassung – Xpert-Timer Basic

Klein aber fein ist die abgespeckte Variante der Projektzeiterfassung Xpert-Timer Pro. Perfekt für das Festhalten von projektbezogener Arbeitszeit.

Auswertung

Auswertungsmodul XTBasic

Am 15.12.2015 erfolgt das Release der Version 5 des Xpert-Timer Basic. Die schlanke Zeiterfassung bietet dann einen verbesserten Excel Export sowie eine komplett neu überarbeitete Auswertung. Unzählige Kombinationen von Gruppierungen und Summierungen sind damit möglich.

Je nach Arbeitsweise des Anwenders kann die Zeit im Xpert-Timer automatisch oder manuell eingetragen werden. Entweder erfolgt die Erfassung per Start/Stop Knopf auf dem PC-Bildschirm oder per Nachtrag manuell. Dem Anwender stehen zur Erfassung die Ebenen „Hauptprojekt“ – „Unterprojekt“ und „Aufgabe“ zur Verfügung.

Mit dem Xpert-Timer Basic lassen sich aussagekräftige Reports erstellen die als Abrechnungsgrundlage für den Kunden dienen. Die Spaltenüberschriften der Software und der Druckvorlage lassen sich dabei individuell anpassen. Auf diese Weise kann zum Beispiel das Wort „Projektname“ mit „Auftrag“ ersetzt werden. Alle erfassten Daten lassen sich per Knopfdruck nach Excel exportieren.

Ein weiteres tolles Feature der neuen Version sind die Charts, die in der Auswertung sowie in der Zeitstempelliste und der Aufgabenliste zur Verfügung stehen. So lässt sich gut erkennen, welche Projekte bzw. Tätigkeiten über das Jahr den größten Zeitaufwand benötigten.

Fazit: Die schlanke Variante der Zeiterfassung „Xpert-Timer“ bietet ein wirklich gutes Preis-/Leistungsverhältnis und gehört in das Software Portfolio aller Dienstleister die auf Stundenbasis abrechnen.

Zeitstempelreport

XT Basic Zeitstempel

Wussten Sie? Excel-Export der erfassten Zeiten

In vielen Bereichen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Ihre Daten zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Dazu muss in der Konfiguration der Excel Export aktiviert werden. Sie finden die Einstellung im Bereich Erweitert -> Allgemein.

Konfiguration des XpertTimer

Excel Export aktivieren in der Konfiguration der Projekzeiterfassung Xpert-Timer

Nach der Aktivierung stehen Ihnen in der Projektliste, Zeitstempelliste uvm. Knöpfe für den Excel Export bereit. Sollten Sie diese nicht sehen, sind sie eventuell ausgeblendet. Per Rechtsklick in die Knopfleiste können Sie den Export Knopf einblenden.

Ein- bzw. ausblenden von Knöpfen per Rechtsklick

Per Rechtsklick bestimmte Buttons ein- bzw. ausblenden

Die kommende Version 5 bietet einen überarbeiteten Excel Export Dialog, der Ihnen viele weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer erfassten Projekte und Projektzeiten liefert:

Geben Sie genau an, welche Tabellen Sie exportieren möchten.

Excel Export Details

In diesem Dialog können Sie über den Knopf „Exportkonfiguration“ genaue, bzw. weitere Einstellungen zu den Formaten Ihres Excel Export machen.

Super! Damit können Sie also Ihre Projektzeiten komfortabel aus dem Xpert-Timer System zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Sind Sie Excel Spezialist, können Sie auch die offene Schnittstelle des Xpert-Timer verwenden und Excel direkt mit der Datenbank der Zeiterfassung verbinden und Daten auswerten. http://www.xperttimer.de/xtapi

Wussten Sie? – Lückenlose Zeiterfassung von Tätigkeiten

Möchten Sie eine lückenlose Erfassung der Tätigkeiten über den Tag erzielen, können Sie in der Konfiguration der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ ein sogenanntes Pausen- und Stopprojekt festlegen. Dieses Pausen- bzw. Stopprojekt dient lediglich dazu, Lücken in der Zeiterfassung zu füllen. Das Projekt sollte als sogenannter „Lückenfüller“ für Leerlaufzeiten gesehen werden. Automatisierte Funktionen wie z.B. die Kommentarabfrage sind dafür nicht gedacht.
Es gibt einen Standard-Projekttypen für „Leerlaufzeiten“, den Sie für Ihre Projekte verwenden können, die quasi als „Lückenfüller“ fungieren.

leerlauf_projekttyp

Am besten benennen Sie auch ein Projekt im Projektmanager „Leerlaufzeit“, welches Sie als Pausen- und/oder Stopprojekt anlegen.

leerlauf_projekte

Wussten Sie? – Projektzeiten anonym erfassen

Stichwort: Kapazitätsmanagement. In einem Unternehmen soll festgehalten werden, wie lange bestimmte Tätigkeiten am Tag an Arbeitszeit benötigen. Allerdings soll die Erfassung anonym erfolgen, um einen Leistungsvergleich zwischen den Mitarbeitern auszuschließen.

Die Software „Xpert-Timer“ bietet genau diese Möglichkeit. Um Arbeitsabläufe umzustrukturieren oder Arbeitsbereiche neu zu verteilen, können Sie den Anonymisierungsmodus des Xpert-Timer aktivieren.

rechtegruppe_anonymisierung Damit sehen Mitarbeiter keine Echtdaten im System. Die Mitarbeiter können so Ihre Zeiten erfassen, ohne dass jemand im Unternehmen diese erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zuordnen kann.
Die Auswertung der Projekte erfolgt ebenso anonym. Eine Zuordnung der erfassten Zeiten zu einem bestimmten Mitarbeiter ist nicht möglich. Vor allem zur Reorganisation und zur Erfassung von Arbeitsabläufen im Bereich des Kapazitätsmanagements ist der Einsatz des Xpert-Timer daher ideal.

Die Einstellung der Sichtbarkeiten wird über die Rechteverwaltung geregelt. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter nicht das Recht haben, die Einstellungen der Rechte zu ändern. (Keine Rechte in Bezug auf die Mitarbeiterverwaltung). Zusätzlich setzen Sie den Haken bei „Mitarbeiter anonymisieren“.
Damit sehen die Mitarbeiter die Projekte auf die sie die Zeiten buchen sollen, aber keine Zeiten und Mitarbeiternamen mehr:zeitstempel_anonym

Start.Stop.Zeiterfassung

Ob anonymisiert oder mitarbeiterbezogen: Xpert-Timer erfasst die Arbeitszeit auf sämtliche anfallenden Tätigkeiten.
Unternehmensberater nutzen die Software bei Ihren Kunden für das Kapazitätsmanagement. Mit Xpert-Timer wird genau dokumentiert wie lange welcher Arbeitschritt dauert. Die Erfassung der Daten erfolgt anonym, um Leistungsvergleiche zu vermeiden. Die einzelnen Arbeitsschritte und der Zeitaufwand werden analysiert und Arbeitsabläufe auf Basis der Ergebnisse optimiert.

Werkstätten dokumentieren mit der Zeiterfassung die einzelnen Arbeitschritte. Zum Besipiel wird das Herstellen von Möbel für Luxusjachten genauestens festgehalten, um nach Fertigstellung dem Kunden eine genaue Arbeitszeitauflistung zu liefern. Auch Autowerkstätten profitieren von der Software und nutzen sehr oft den Barcode Scanner mit der mobilen Xpert-Timer Android App.

Softwareentwickler sind ebenso begeisterte Nutzer des Xpert-Timer. Unterschiedliche Projekte der Kunden werden zeitlich genau erfasst. Damit lässt sich in einem Projektteam genau nachvollziehen, wie viele Stunden für welche Tätigkeit und welchen Kunden angefallen sind. Ähnlich wie Softwareentwickler nutzen auch Ingenieure den Xpert-Timer um unterschiedliche Projekte und Aufgaben zu dokumentieren.

Das eine Unternehmen nutzt die Software zur internen Leistungserfassung, während ein anderes Unternehmen die Software zur Abrechnung der erfassten Zeiten an den eigenen Kunden verwendet. Der Einsatzbereich des Xpert-Timer ist vielseitig.

Xpert-Timer kann 30 Tage kostenlos in vollem Umfang getestet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: www.xperttimer.de

Es wird Zeit, Ihre Arbeitzeit zu erfassen!

24-06-2013 12-53-58Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert.

Xpert-Timer Mobil dient nicht nur einfach der Zeiterfassung. Mit der App lassen sich mehrere Kunden verwalten, denen sich jeweils auch mehrere Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zuordnen lassen. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt dann jeweils auf Projektebene. Projekte können als „Favorit“ gesetzt werden und stehen dann über einen Longklick auf den Startknopf schnell zur Auswahl zur Verfügung.

Wie bei einer Stempeluhr wird die Erfassung über einen Start- und Stopp-Button gestartet bzw. gestoppt. Auch ein Pause-Button steht zur Verfügung. Alle drei mit den schon vom Videorekorder oder Kassettenrekorder her bekannten Symbolen. Natürlich lassen sich die so erzeugten Einträge nachträglich bearbeiten, um z.B. die vergessene Mittagspause nachzutragen. Wird die App nach dem Starten eines Zeitstempels verlassen ist das kein Problem. Selbst wenn das Smartphone neu bootet, läuft der Timer so lange weiter bis er explizit gestoppt wird.

Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über die erfassten Daten. Alle erfassten Zeitstempel, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten, Liste der Kunden, Übersicht über die Projekte, usw. können gedruckt werden. Zusätzliche Exportfunktionen runden das Paket ab. Ein komplettes Backup der Daten kann erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn z.B. auf ein anderes Gerät umgezogen wird, oder die Daten aus der Test- in die Vollversion transferiert werden sollen. Das Einlesen einer Datensicherung in die Testversion ist allerdings nicht erlaubt. Auswertungen lassen sich in den Formaten HTML, PDF (Zusatzmodul) und auch als CSV, zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen am PC, speichern.
Interessant ist hier auch das Zusatzmodul „Unterschriftsmodul“ in Kombination mit dem „PDF-Reporting“. Damit kann z.B. ein Kunde einen Zeitreport direkt auf dem Display des Smartphones unterschreiben.

Das Zusatzmodul „Anruferkennung“ bietet die komfortable Funktion, eingehende und ausgehende Telefonate sofort auf ein vordefiniertes Projekt zu buchen. So wird die Zeit am Telefon automatisch gestoppt.

Interessant ist auch der „NFC-Scanner“. Beschreiben Sie NFC-Tags mit der integrierten Funktion im Xpert-Timer und scannen Sie dann die Tags, Chips oder Aufkleber, um das entsprechende Projekt zu starten und zu stoppen. Damit lässt sich z.B. die Arbeitszeit bestimmter Akten schnell und einfach dokumentieren.

Die Testversion bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Kaufversion. Beschränkungen bestehen hier lediglich in der Anzahl der erfassten Zeitstempel. Hier können maximal 50 Zeitstempel erstellt werden. Das Einspielen von Datensicherungen ist in die Testversion nicht möglich.

Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert. Die Möglichkeit, mehrere Kunden und zu diesen auch mehrere Projekte mit jeweils getrennten Stundensätzen zu verwalten, macht die App zum ultimativen Werkzeug für den Freiberufler. Die zahlreichen Auswertungen helfen sowohl beim Überblick über die Einsatzzeiten als auch bei der Rechnungsstellung.

Das umfangreiche Handbuch zur App unter http://handbuchmobil.xperttimer.de bietet einen guten Einblick in die umfangreichen Funktionen der App. Es lohnt sich durchaus ein Blick in das Handbuch, um versteckte Funktionen zu finden und eine schnelle Einarbeitung zu garantieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: http://www.xperttimermobil.de