Zeiterfassung auf Projekte/Aufgaben/Tätigkeiten – es wird Zeit!!

Mit der aktuellen Version des Xpert-Timer V5 bietet Xpert-Design Software eine Möglichkeit schnell und einfach einen MySQL Server aufzusetzen und eine MySQL Datenbank für den Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk zu erzeugen. Damit bleiben alle erfassten, sensiblen Daten im Unternehmen und die Mitarbeiter können sich auf eine stabile und benutzerfreundliche Software verlassen.

Xpert-Timer hilft bei der Erfassung projektbezogener Arbeitszeit. Einzelanwender und Teams mit über 100 Mitarbeitern setzen die Software erfolgreich ein. Über eine Zeitleiste wird die Tätigkeit, bzw. das Projekt an dem gearbeitet wird gestartet und gestoppt. Damit ist das laufende Projekt immer im Blickfeld des Anwenders.

Eine automatische Erkennung, welche Programme im Moment geöffnet und aktiv sind, gibt es nicht. „Wir möchten kein Kontrollsystem mit Xpert-Timer anbieten, sondern eine Unterstützung zum besseren Controlling von Projekten“, so Chefentwickler Andreas Spang von Xpert-Design Software. Und durchaus ist es so, dass es viele optionale Einstellungen im Xpert-Timer gibt, die die Zeiterfassung und das Reporting erleichtern, aber zur Eingabe gezwungen wird nirgends.

Auftragszeiterfassung ist ein wichtiges Thema und essentiell um Projektschätzungen, bzw. Auftragsschätzungen zu kontrollieren, nachzubessern und den Profit zu steigern.

Doch der Xpert-Timer ist für mittelständische und kleine Unternehmen nicht nur wegen der Zeiterfassung interessant. Die beinhaltete Aufgabenliste ermöglicht strukturiertes Arbeiten. Aufgaben können für den jeweiligen Mitarbeiter selbst oder für einen Kollegen erstellt werden. Damit können komplette Workflows wie z.B. in der Softwareentwicklung mit „Release“, „Test“, „Test bestanden“ etc. abgebildet werden. Die Arbeitszeit, die für eine Aufgabe verwendet wird kann im Xpert-Timer ebenfalls festgehalten werden.

Desweiteren gibt es eine Kundenverwaltung, die als kleines CRM System genutzt werden kann, sowie ein Erinnerungsmodul, welches erlaubt sich selbst Erinnerungen für anfallende Tätigkeiten zu setzen. Weitere, allerdings kostenpflichtige Zusatzmodule sind die Faktura, die Leistungserfassung für externe Kosten, wie z.B. Hotelkosten, ein Dokumentenmanagement für projektbezogene Dokumente und Fotos, das CTI Modul, mit dem ein- und ausgehende Telefonate automatisch erfasst werden sowie das Synchronisationsmodul mit dem zwischen Windows Rechnern oder auch mit der mobilen App „Xpert-Timer Mobil“ Daten ausgetauscht werden können.

Aussagekräftige Reports zur Zeiterfassung auf die unterschiedlichen Projekte mit zahlreichen Gruppierungs- und Summierungsfunktionen bietet das Auswertungsmodul im Xpert-Timer. Dies ist bereits in der Basisvariante der Software beinhaltet.

Die Basic Version des Xpert-Timer richtet sich an Einzelbenutzer und beinhaltet nur die Zeiterfassung, die Aufgabenliste, das Erinnerungsmodul und die Auswertung. Die Pro Version des Xpert-Timer ist ebenso für Einzelanwender, bietet aber zusätzlich noch die Kundenverwaltung und die Option, sämtliche Zusatzmodule zum Programm zu erwerben. Die Enterprise Version des Xpert-Timer richtet sich an Unternehmen die mit mehreren Mitarbeitern am System arbeiten und auch bei dieser Version können sämtliche Zusatzmodule zugebucht werden.

Auf der Website des Anbieters steht eine 30-Tage Testversion zur Verfügung die ohne Registrierung heruntergeladen werden kann. Auch alle Preise sind direkt auf der Website ersichtlich. Der Support unterstützt kompetent und schnell bei Fragen zum Programm.

Besuchen Sie http://www.xperttimer.de und überzeugen Sie sich vom Xpert-Timer.

Wussten Sie? – Xpert-Timer V5

Die neue Version ist seit 15.12.2015 auf dem Markt und wir können stolz verkünden, dass die meisten Updates reibungslos verliefen und wir sehr viel positives Feedback zur neuen Version erhalten haben. Danke dafür!

Mit Version 5 der Projektzeiterfassung wurde das Auswertungsmodul komplett überarbeitet. So können Sie jetzt unzählige Kombinationsfilter und Gruppierungen setzen. Damit lassen sich zum Beispiel ganz einfach die Projektzeiten eines jeden Mitarbeiters im Monat, in der Woche oder pro Tag darstellen. Interessiert der gesamte Zeitaufwand aller Mitarbeiter zu einem Projekt, so ist dies jetzt auch mit wenigen Mausklicks möglich. Vielleicht benötigen Sie auch die gearbeiteten Projektstunden summiert nach Monat? Kein Problem! Die Auswertung liefert alle denkbaren Kombinationen für Ihre Auswertung. Falls nötig, können Sie die Daten komfortabel nach Excel exportieren. Auch der Excel Export wurde mit Version 5 überarbeitet und bietet jetzt weitaus mehr Konfigurationsmöglichkeiten.

Auswertung der Projektzeiten mit Xpert-Timer V5
Mit der neuen Projektzeitauswertung im Xpert-Timer V5 lassen sich unzählige Summierungen und Gruppierungen über Kunden, Projekte, Aufgaben, Mitarbeitern und Projekttypen zu bestimmten Datumsbereichen erstellen.

„Über ein Jahr haben wir an dieser neuen Version entwickelt und freuen uns jetzt, dass die Software ein rundum gutes Paket zur projektbezogenen Zeiterfassung geworden ist“, betont Chefentwickler Andreas Spang. Trotz der vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten ist Xpert-Timer weiterhin leicht und verständlich zu bedienen. Die Einarbeitungszeit in die Software liegt immer noch bei wenigen Stunden. Das ausgesprochen gute und umfangreiche Handbuch leistet hier eine sehr gute Unterstützung.

„An dieser Stelle gilt auch ein Dank an unsere Anwender, die uns immer wieder neue Ideen liefern um den Xpert-Timer zu verbessern“, so Andreas Spang. Viele Kundenwünsche wurden in der neuen Version berücksichtigt.

Ein Auszug der Neuerungen der Xpert-Timer Projektzeiterfassung:

Es können jetzt pro Kunde individuelle Währungen zur Kalkulation des Projektgesamtpreises hinterlegt werden. Dies ist vor Allem für unsere Schweizer Kunden interessant, die neben CHF auch oft in EUR abrechnen.

Kalkulieren Sie den Projektgesamtpreis in unterschiedlichen Währungen für Ihren Kunden.
Kalkulieren Sie den Projektgesamtpreis in unterschiedlichen Währungen für Ihren Kunden.

Erfassen Sie Notizen zu jedem Projekt und jeder Aufgabe. Damit lässt sich der Workflow bei der Bearbeitung von Aufgaben verbessern. Wird eine Aufgabe von einem Mitarbeiter bearbeitet und zurückgewiesen, kann er jetzt den Grund der Zurückweisung in den Notizen erfassen. Damit weiß der Kollege sofort über die Situation Bescheid.

Mit der Aufgabenliste lassen sich Aufgaben kategorisieren, gruppieren und filtern. Notizen und Anhänge können zu den Aufgaben ebenso gespeichert werden.
Mit der Aufgabenliste lassen sich Aufgaben kategorisieren, gruppieren und filtern. Notizen und Anhänge können zu den Aufgaben ebenso gespeichert werden.

Das neue Outlook Modul (für Outlook 32-bit) bietet die Möglichkeit E-Mails per drag&drop in den Xpert-Timer als Aufgabe, oder als Datei in der Dokumentenverwaltung zu erfassen. Damit können Sie schnell neue Aufgaben anlegen und bei Bedarf an Ihre Kollegen weiterleiten.

Den Projekten in Xpert-Timer stehen jetzt fünf weitere, freie Projektstatus zur Verfügung. Sie können damit Ihre Projektliste übersichtlicher gestalten. Filtern Sie immer entsprechend dem Projektstatus.

Vergeben Sie im Xpert-Timer jedem Projekt einen Status, um Ihre Projektliste entsprechend zu filtern
Vergeben Sie im Xpert-Timer jedem Projekt einen Status, um Ihre Projektliste entsprechend zu filtern.

Auch die Synchronisation zwischen der Windowsversion und mobilen Android Geräten wurde weiter verbessert und optimiert. Xpert-Timer Mobil kann für Android Geräte im Google Play Store bezogen werden. Über ein Snychronisationsmodul und einer Schnittstelle zur Hauptdatenbank können dann die erfassten Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden. Besuchen Sie auch unsere Website „Xpert-Timer Mobil„.

Sämtliche Neuerungen der Version 5 des Xpert-Timer finden Sie in den Releasenotes.

Xpert-Timer dient zur Projektzeiterfassung im Team. Die Software kann mit einer MySQL oder MS-SQL Datenbank im Mehrbenutzerbetrieb eingerichtet werden. Die Einzelbenutzerversion nutzt eine MS-Access Datenbank zur Datenspeicherung. Bei Xpert-Timer handelt es sich um eine Client-/Serveranwendung. Sämtliche Daten bleiben zur Erfassung im jeweiligen Unternehmen. Eine kostenlose 30 Tage Testversion steht ohne Registrierung auf der Website des Anbieters zum Download zur Verfügung.

Mit über 3000 Anwendern weltweit hat sich Xpert-Timer am Markt etabliert. Die Zeiterfassung ist auf keine bestimmte Branche fokussiert. Sie kommt im Handwerk, bei Consultants, Dienstleistungsunternehmen, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Gemeinden und Banken zum Einsatz. Der Xpert-Timer ist somit in jedem Unternehmensbereich einsetzbar.

Für ein individuelles Angebot zum Update auf die Version 5 oder zum Kauf der Projektzeiterfassung kontaktieren Sie bitte service@xpertdesign.de mit Ihrer Kundennummer oder Ihrem Lizenzierungsnamen. Als Bestandskunde können Sie das Update auch in der Lizenzübersicht des Xpert-Timer unter „Hilfe -> Lizenzübersicht“ -> „Update bestellen“, bestellen.

Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Start.Stop.Zeiterfassung

Ob anonymisiert oder mitarbeiterbezogen: Xpert-Timer erfasst die Arbeitszeit auf sämtliche anfallenden Tätigkeiten.
Unternehmensberater nutzen die Software bei Ihren Kunden für das Kapazitätsmanagement. Mit Xpert-Timer wird genau dokumentiert wie lange welcher Arbeitschritt dauert. Die Erfassung der Daten erfolgt anonym, um Leistungsvergleiche zu vermeiden. Die einzelnen Arbeitsschritte und der Zeitaufwand werden analysiert und Arbeitsabläufe auf Basis der Ergebnisse optimiert.

Werkstätten dokumentieren mit der Zeiterfassung die einzelnen Arbeitschritte. Zum Besipiel wird das Herstellen von Möbel für Luxusjachten genauestens festgehalten, um nach Fertigstellung dem Kunden eine genaue Arbeitszeitauflistung zu liefern. Auch Autowerkstätten profitieren von der Software und nutzen sehr oft den Barcode Scanner mit der mobilen Xpert-Timer Android App.

Softwareentwickler sind ebenso begeisterte Nutzer des Xpert-Timer. Unterschiedliche Projekte der Kunden werden zeitlich genau erfasst. Damit lässt sich in einem Projektteam genau nachvollziehen, wie viele Stunden für welche Tätigkeit und welchen Kunden angefallen sind. Ähnlich wie Softwareentwickler nutzen auch Ingenieure den Xpert-Timer um unterschiedliche Projekte und Aufgaben zu dokumentieren.

Das eine Unternehmen nutzt die Software zur internen Leistungserfassung, während ein anderes Unternehmen die Software zur Abrechnung der erfassten Zeiten an den eigenen Kunden verwendet. Der Einsatzbereich des Xpert-Timer ist vielseitig.

Xpert-Timer kann 30 Tage kostenlos in vollem Umfang getestet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: www.xperttimer.de

Es wird Zeit, Ihre Arbeitzeit zu erfassen!

24-06-2013 12-53-58Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert.

Xpert-Timer Mobil dient nicht nur einfach der Zeiterfassung. Mit der App lassen sich mehrere Kunden verwalten, denen sich jeweils auch mehrere Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zuordnen lassen. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt dann jeweils auf Projektebene. Projekte können als „Favorit“ gesetzt werden und stehen dann über einen Longklick auf den Startknopf schnell zur Auswahl zur Verfügung.

Wie bei einer Stempeluhr wird die Erfassung über einen Start- und Stopp-Button gestartet bzw. gestoppt. Auch ein Pause-Button steht zur Verfügung. Alle drei mit den schon vom Videorekorder oder Kassettenrekorder her bekannten Symbolen. Natürlich lassen sich die so erzeugten Einträge nachträglich bearbeiten, um z.B. die vergessene Mittagspause nachzutragen. Wird die App nach dem Starten eines Zeitstempels verlassen ist das kein Problem. Selbst wenn das Smartphone neu bootet, läuft der Timer so lange weiter bis er explizit gestoppt wird.

Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über die erfassten Daten. Alle erfassten Zeitstempel, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten, Liste der Kunden, Übersicht über die Projekte, usw. können gedruckt werden. Zusätzliche Exportfunktionen runden das Paket ab. Ein komplettes Backup der Daten kann erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn z.B. auf ein anderes Gerät umgezogen wird, oder die Daten aus der Test- in die Vollversion transferiert werden sollen. Das Einlesen einer Datensicherung in die Testversion ist allerdings nicht erlaubt. Auswertungen lassen sich in den Formaten HTML, PDF (Zusatzmodul) und auch als CSV, zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen am PC, speichern.
Interessant ist hier auch das Zusatzmodul „Unterschriftsmodul“ in Kombination mit dem „PDF-Reporting“. Damit kann z.B. ein Kunde einen Zeitreport direkt auf dem Display des Smartphones unterschreiben.

Das Zusatzmodul „Anruferkennung“ bietet die komfortable Funktion, eingehende und ausgehende Telefonate sofort auf ein vordefiniertes Projekt zu buchen. So wird die Zeit am Telefon automatisch gestoppt.

Interessant ist auch der „NFC-Scanner“. Beschreiben Sie NFC-Tags mit der integrierten Funktion im Xpert-Timer und scannen Sie dann die Tags, Chips oder Aufkleber, um das entsprechende Projekt zu starten und zu stoppen. Damit lässt sich z.B. die Arbeitszeit bestimmter Akten schnell und einfach dokumentieren.

Die Testversion bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Kaufversion. Beschränkungen bestehen hier lediglich in der Anzahl der erfassten Zeitstempel. Hier können maximal 50 Zeitstempel erstellt werden. Das Einspielen von Datensicherungen ist in die Testversion nicht möglich.

Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert. Die Möglichkeit, mehrere Kunden und zu diesen auch mehrere Projekte mit jeweils getrennten Stundensätzen zu verwalten, macht die App zum ultimativen Werkzeug für den Freiberufler. Die zahlreichen Auswertungen helfen sowohl beim Überblick über die Einsatzzeiten als auch bei der Rechnungsstellung.

Das umfangreiche Handbuch zur App unter http://handbuchmobil.xperttimer.de bietet einen guten Einblick in die umfangreichen Funktionen der App. Es lohnt sich durchaus ein Blick in das Handbuch, um versteckte Funktionen zu finden und eine schnelle Einarbeitung zu garantieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: http://www.xperttimermobil.de

Ihre Ideen für Version 5 des Xpert-Timer sind gefragt

Es freut uns Ihnen mitzuteilen, dass es in die Vorbereitung der Version 5 des Xpert-Timer geht. Jetzt sind Sie gefragt! Haben Sie Ideen für neue Funktionen, oder vermissen Sie Funktionen im Xpert-Timer? Lassen Sie es uns wissen! Schicken Sie uns Ihre Ideen und Wünsche zur neuen Version am besten als Kommentar in unserem Blog unter http://xperttimer.wordpress.de.

Wir tun unser Bestes, so viele Kundenwünsche wie möglich zu berücksichtigen.

Ach ja…die Version 5 ist für das erste Halbjahr 2015 geplant. Prüfen Sie also gleich, ob Ihre Softwarepflege noch gültig ist, damit Sie von der kommenden Version profitieren!

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Xpert-Timer – Regelung der Zugriffe über Mitarbeiterrechte

Die Projektzeiterfassung Xpert-Timer beinhaltet eine Rechteverwaltung über die geregelt werden kann, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Funktionen innerhalb der Zeiterfassung hat. Für unterschiedliche Positionen, können unterschiedliche Rechtegruppen gebildet und frei benannt werden. Eine häufige Anforderung unserer Kunden ist es, dass es einem Mitarbeiter nicht möglich ist ohne Befugnis die erfassten Zeiten eines andere Mitarbeiters zu sehen. Dies ist im Xpert-Timer über die Rechteeinstellungen möglich.

Die Einschränkung der Sichtbarkeiten kann bis zum Anonymisierungsmodus reichen. Damit werden alle Mitarbeiternamen durch wechselnde, fiktive Namen vom System ersetzt. Somit wird zwar die gearbeitete Zeit an einem Projekt festgehalten, es ist aber nicht mehr erkennbar, welche Mitarbeiter wie lange am System gearbeitet hat.

Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer
Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer

Wussten Sie? – Mit Strg + Enter Projektzeiten schneller erfassen

In den Dialogen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie mit dem Tastaturkürzel Strg+Enter den „Speichern“ Knopf betätigen. Wenn Sie also z.B. einen Kommentar zu Ihrem Zeitstempel erfassen, brauchen Sie nicht mit der Maus auf Speichern klicken, sondern drücken einfache die „Eingabe“-Taste während Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten. Perfekt!

Die Knöpfe im Xpert-Timer können natürlich auch per Alt-Taste bedient werden. Dazu drücken Sie immer die Kombination „Alt“+ dem unsterstrichenen Buchstaben des Knopfes. Im Beispiel Alt+s.

Tastenkombinationen im XT
Tastenkombinationen im XT

Wussten Sie? – Mitarbeiter deaktivieren um Lizenz freizugeben

Xpert-Timer ist die perfekteTeamlösung zur Zeiterfassung auf Projekte und Tätigkeiten. Sie behalten live den Überblick über alle angefallenen Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit.

Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Team aus, bleiben Ihnen die erfassten Zeiten natürlich erhalten. Sie können in der Mitarbeiterverwaltung den entsprechenden Kollegen auf den Status „Inaktiv“ setzen. Mit dieser Einstellung erlaubt Ihnen die Lizenzverwaltung das Anlegen eines neuen Mitarbeiters. Praktisch! So gehen Ihnen keine erfassten Projektzeiten verloren und der neue Mitarbeiter startet sein Zeitkonto ganz separat von Null.

Zur Aktivierung, bzw. Deaktivierung des Mitarbeiters setzen Sie folgenden Haken:

Mitarbeiter deaktivieren
Mitarbeiter deaktivieren

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