Wussten Sie? – Xpert-Timer V5

Die neue Version ist seit 15.12.2015 auf dem Markt und wir können stolz verkünden, dass die meisten Updates reibungslos verliefen und wir sehr viel positives Feedback zur neuen Version erhalten haben. Danke dafür!

Mit Version 5 der Projektzeiterfassung wurde das Auswertungsmodul komplett überarbeitet. So können Sie jetzt unzählige Kombinationsfilter und Gruppierungen setzen. Damit lassen sich zum Beispiel ganz einfach die Projektzeiten eines jeden Mitarbeiters im Monat, in der Woche oder pro Tag darstellen. Interessiert der gesamte Zeitaufwand aller Mitarbeiter zu einem Projekt, so ist dies jetzt auch mit wenigen Mausklicks möglich. Vielleicht benötigen Sie auch die gearbeiteten Projektstunden summiert nach Monat? Kein Problem! Die Auswertung liefert alle denkbaren Kombinationen für Ihre Auswertung. Falls nötig, können Sie die Daten komfortabel nach Excel exportieren. Auch der Excel Export wurde mit Version 5 überarbeitet und bietet jetzt weitaus mehr Konfigurationsmöglichkeiten.

Auswertung der Projektzeiten mit Xpert-Timer V5
Mit der neuen Projektzeitauswertung im Xpert-Timer V5 lassen sich unzählige Summierungen und Gruppierungen über Kunden, Projekte, Aufgaben, Mitarbeitern und Projekttypen zu bestimmten Datumsbereichen erstellen.

„Über ein Jahr haben wir an dieser neuen Version entwickelt und freuen uns jetzt, dass die Software ein rundum gutes Paket zur projektbezogenen Zeiterfassung geworden ist“, betont Chefentwickler Andreas Spang. Trotz der vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten ist Xpert-Timer weiterhin leicht und verständlich zu bedienen. Die Einarbeitungszeit in die Software liegt immer noch bei wenigen Stunden. Das ausgesprochen gute und umfangreiche Handbuch leistet hier eine sehr gute Unterstützung.

„An dieser Stelle gilt auch ein Dank an unsere Anwender, die uns immer wieder neue Ideen liefern um den Xpert-Timer zu verbessern“, so Andreas Spang. Viele Kundenwünsche wurden in der neuen Version berücksichtigt.

Ein Auszug der Neuerungen der Xpert-Timer Projektzeiterfassung:

Es können jetzt pro Kunde individuelle Währungen zur Kalkulation des Projektgesamtpreises hinterlegt werden. Dies ist vor Allem für unsere Schweizer Kunden interessant, die neben CHF auch oft in EUR abrechnen.

Kalkulieren Sie den Projektgesamtpreis in unterschiedlichen Währungen für Ihren Kunden.
Kalkulieren Sie den Projektgesamtpreis in unterschiedlichen Währungen für Ihren Kunden.

Erfassen Sie Notizen zu jedem Projekt und jeder Aufgabe. Damit lässt sich der Workflow bei der Bearbeitung von Aufgaben verbessern. Wird eine Aufgabe von einem Mitarbeiter bearbeitet und zurückgewiesen, kann er jetzt den Grund der Zurückweisung in den Notizen erfassen. Damit weiß der Kollege sofort über die Situation Bescheid.

Mit der Aufgabenliste lassen sich Aufgaben kategorisieren, gruppieren und filtern. Notizen und Anhänge können zu den Aufgaben ebenso gespeichert werden.
Mit der Aufgabenliste lassen sich Aufgaben kategorisieren, gruppieren und filtern. Notizen und Anhänge können zu den Aufgaben ebenso gespeichert werden.

Das neue Outlook Modul (für Outlook 32-bit) bietet die Möglichkeit E-Mails per drag&drop in den Xpert-Timer als Aufgabe, oder als Datei in der Dokumentenverwaltung zu erfassen. Damit können Sie schnell neue Aufgaben anlegen und bei Bedarf an Ihre Kollegen weiterleiten.

Den Projekten in Xpert-Timer stehen jetzt fünf weitere, freie Projektstatus zur Verfügung. Sie können damit Ihre Projektliste übersichtlicher gestalten. Filtern Sie immer entsprechend dem Projektstatus.

Vergeben Sie im Xpert-Timer jedem Projekt einen Status, um Ihre Projektliste entsprechend zu filtern
Vergeben Sie im Xpert-Timer jedem Projekt einen Status, um Ihre Projektliste entsprechend zu filtern.

Auch die Synchronisation zwischen der Windowsversion und mobilen Android Geräten wurde weiter verbessert und optimiert. Xpert-Timer Mobil kann für Android Geräte im Google Play Store bezogen werden. Über ein Snychronisationsmodul und einer Schnittstelle zur Hauptdatenbank können dann die erfassten Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden. Besuchen Sie auch unsere Website „Xpert-Timer Mobil„.

Sämtliche Neuerungen der Version 5 des Xpert-Timer finden Sie in den Releasenotes.

Xpert-Timer dient zur Projektzeiterfassung im Team. Die Software kann mit einer MySQL oder MS-SQL Datenbank im Mehrbenutzerbetrieb eingerichtet werden. Die Einzelbenutzerversion nutzt eine MS-Access Datenbank zur Datenspeicherung. Bei Xpert-Timer handelt es sich um eine Client-/Serveranwendung. Sämtliche Daten bleiben zur Erfassung im jeweiligen Unternehmen. Eine kostenlose 30 Tage Testversion steht ohne Registrierung auf der Website des Anbieters zum Download zur Verfügung.

Mit über 3000 Anwendern weltweit hat sich Xpert-Timer am Markt etabliert. Die Zeiterfassung ist auf keine bestimmte Branche fokussiert. Sie kommt im Handwerk, bei Consultants, Dienstleistungsunternehmen, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Gemeinden und Banken zum Einsatz. Der Xpert-Timer ist somit in jedem Unternehmensbereich einsetzbar.

Für ein individuelles Angebot zum Update auf die Version 5 oder zum Kauf der Projektzeiterfassung kontaktieren Sie bitte service@xpertdesign.de mit Ihrer Kundennummer oder Ihrem Lizenzierungsnamen. Als Bestandskunde können Sie das Update auch in der Lizenzübersicht des Xpert-Timer unter „Hilfe -> Lizenzübersicht“ -> „Update bestellen“, bestellen.

Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Es wird Zeit, Ihre Arbeitzeit zu erfassen!

24-06-2013 12-53-58Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert.

Xpert-Timer Mobil dient nicht nur einfach der Zeiterfassung. Mit der App lassen sich mehrere Kunden verwalten, denen sich jeweils auch mehrere Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zuordnen lassen. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt dann jeweils auf Projektebene. Projekte können als „Favorit“ gesetzt werden und stehen dann über einen Longklick auf den Startknopf schnell zur Auswahl zur Verfügung.

Wie bei einer Stempeluhr wird die Erfassung über einen Start- und Stopp-Button gestartet bzw. gestoppt. Auch ein Pause-Button steht zur Verfügung. Alle drei mit den schon vom Videorekorder oder Kassettenrekorder her bekannten Symbolen. Natürlich lassen sich die so erzeugten Einträge nachträglich bearbeiten, um z.B. die vergessene Mittagspause nachzutragen. Wird die App nach dem Starten eines Zeitstempels verlassen ist das kein Problem. Selbst wenn das Smartphone neu bootet, läuft der Timer so lange weiter bis er explizit gestoppt wird.

Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über die erfassten Daten. Alle erfassten Zeitstempel, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten, Liste der Kunden, Übersicht über die Projekte, usw. können gedruckt werden. Zusätzliche Exportfunktionen runden das Paket ab. Ein komplettes Backup der Daten kann erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn z.B. auf ein anderes Gerät umgezogen wird, oder die Daten aus der Test- in die Vollversion transferiert werden sollen. Das Einlesen einer Datensicherung in die Testversion ist allerdings nicht erlaubt. Auswertungen lassen sich in den Formaten HTML, PDF (Zusatzmodul) und auch als CSV, zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen am PC, speichern.
Interessant ist hier auch das Zusatzmodul „Unterschriftsmodul“ in Kombination mit dem „PDF-Reporting“. Damit kann z.B. ein Kunde einen Zeitreport direkt auf dem Display des Smartphones unterschreiben.

Das Zusatzmodul „Anruferkennung“ bietet die komfortable Funktion, eingehende und ausgehende Telefonate sofort auf ein vordefiniertes Projekt zu buchen. So wird die Zeit am Telefon automatisch gestoppt.

Interessant ist auch der „NFC-Scanner“. Beschreiben Sie NFC-Tags mit der integrierten Funktion im Xpert-Timer und scannen Sie dann die Tags, Chips oder Aufkleber, um das entsprechende Projekt zu starten und zu stoppen. Damit lässt sich z.B. die Arbeitszeit bestimmter Akten schnell und einfach dokumentieren.

Die Testversion bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Kaufversion. Beschränkungen bestehen hier lediglich in der Anzahl der erfassten Zeitstempel. Hier können maximal 50 Zeitstempel erstellt werden. Das Einspielen von Datensicherungen ist in die Testversion nicht möglich.

Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert. Die Möglichkeit, mehrere Kunden und zu diesen auch mehrere Projekte mit jeweils getrennten Stundensätzen zu verwalten, macht die App zum ultimativen Werkzeug für den Freiberufler. Die zahlreichen Auswertungen helfen sowohl beim Überblick über die Einsatzzeiten als auch bei der Rechnungsstellung.

Das umfangreiche Handbuch zur App unter http://handbuchmobil.xperttimer.de bietet einen guten Einblick in die umfangreichen Funktionen der App. Es lohnt sich durchaus ein Blick in das Handbuch, um versteckte Funktionen zu finden und eine schnelle Einarbeitung zu garantieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: http://www.xperttimermobil.de

Xpert-Timer – Regelung der Zugriffe über Mitarbeiterrechte

Die Projektzeiterfassung Xpert-Timer beinhaltet eine Rechteverwaltung über die geregelt werden kann, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Funktionen innerhalb der Zeiterfassung hat. Für unterschiedliche Positionen, können unterschiedliche Rechtegruppen gebildet und frei benannt werden. Eine häufige Anforderung unserer Kunden ist es, dass es einem Mitarbeiter nicht möglich ist ohne Befugnis die erfassten Zeiten eines andere Mitarbeiters zu sehen. Dies ist im Xpert-Timer über die Rechteeinstellungen möglich.

Die Einschränkung der Sichtbarkeiten kann bis zum Anonymisierungsmodus reichen. Damit werden alle Mitarbeiternamen durch wechselnde, fiktive Namen vom System ersetzt. Somit wird zwar die gearbeitete Zeit an einem Projekt festgehalten, es ist aber nicht mehr erkennbar, welche Mitarbeiter wie lange am System gearbeitet hat.

Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer
Rechtegruppen in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer

Xpert-Timer Mobil – Die beste Zeiterfassung für Androiden…warum?

Hier finden Sie sieben Gründe warum:
  • Die App ist internetunabhängig. Egal wo Sie sich aufhalten, die App wird funktionieren.
  • Die Projektzeiterfassung beinhaltet 4 Ebenen. Kunden, Hauptprojekte, Unterprojekte und Aufgaben. Jede Ebene können Sie optional ein- bzw. ausblenden.
  • Xpert-Timer bietet viele Konfigurationseinstellungen. Wählen Sie z.B. zwischen Dezimalstunden oder hh:mm, ob Benachrichtigungen angezeigt werden sollten, Vibrationseinstellungen, Farben, Projektauswahl beim Programmstart u.v.m.
  • Die App beinhaltet eine Option der „Flip-Pause„. Drehen Sie Ihr Smartphone auf den Bildschirm, wird das laufende Projekt automatisch gestoppt.
  • Der Barcodescanner bietet die Möglichkeit z.B. in Werkstätten Maschinen mit Barcodes auszustatten. Durch scannen dieser Barcodes wird ein vordefiniertes Projekt gestartet. Auch gut einsetzbar für Akten im Büro!
  • Für Tages-, Wochen- oder Monatsreports einfach im Hauptdialog auf „Heute“, „Woche“ oder „Monat“ tippen!
  • Die Software ist durch einige Zusatzmodule erweiterbar.
    • Das PDF-Report Modul erlaubt das erzeugen von PDF Dokumenten zum Versand per E-Mail
    • Mit dem Unterschriften Modul können Sie die erzeugten PDF Dokument direkt auf dem Bildschirm unterschreiben.
    • Das Modul „Anruferkennung“ erkennt eingehende und ausgehende Telefonanrufe über Ihre Kontakte und startet automatisiert ein Projekt.
Mobile Zeiterfassung mit Xpert-Timer
Mobile Zeiterfassung mit Xpert-Timer

Xpert-Timer Mobil bietet alles, was eine projektbezogene Zeiterfassung benötigt. Vermissen Sie noch Funktionen?

Wir freuen uns immer über Feedback und Ideen!

Details zur App finden Sie unter: http://www.xperttimermobil.de

Wussten Sie? — Xpert-Timer gibt es auch für Android Geräte

Die mobile Zeiterfassung ist für Unternehmer inzwischen unentbehrlich geworden. Auf dem Android Gerät lässt sich komfortabel die Arbeitszeit zu vordefinierten Tätigkeiten, bzw. Aufgaben oder Projekten erfassen. Mit dem Zusatzmodul „PDF-Report mit Unterschrift“, können Sie Ihren Kunden die erfassten Zeiten direkt auf Ihrem Gerät abzeichnen lassen und den Zeitreport per E-Mail an den Kunden senden. Perfekt!

Im Google Play Store ist eine Testversion des Xpert-Timer Mobil verfügbar. Try before you buy!
Weitere Infos: http://www.xperttimermobil.de

Unterschrift auf Report
Unterschrift auf Report

Wussten Sie? — Textbausteine helfen bei der Dokumentation der Arbeit

In der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie Textbausteine anlegen. Diese Textbausteine stehen Ihnen dann in von Ihnen gewählten Bereichen des Programms zur Verfügung. Zum Beispiel in der Aufgabenliste, der Zeitstempelliste oder die Bausteine greifen im kompletten Programm. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe.

Textbausteine
Textbausteine im Xpert-Timer sparen Zeit

Wird ein Textbaustein als „Öffentlich“ erstellt, sehen auch Ihre Kollegen diese Bausteine. Vergeben Sie ein Kürzel und aktivieren im Kontextmenü des Bereichs „Automatisches Einfügen aktivieren“, dann können Sie nur das Kürzel im Text eingeben, ein Leerzeichen danach, dann wird der Text automatisch eingefügt.

Automatisches Einfügen aktivieren im Beispiel eines Zeitstempelkommentars:

Textbausteine verwenden
Testbausteine verwenden

Nutzung des Kürzels:

Textbausteine verwenden
Textbausteine verwenden

Wussten Sie? — Projektebenen im Xpert-Timer Mobil

Nutzen Sie schon Xpert-Timer Mobil auf Ihrem Android Gerät? Auch in der mobilen Variante des Xpert-Timer haben Sie vier Erfassungsebenen Ihrer Projektzeiten zur Verfügung.

Kunde – Hauptprojekt – Unterprojekt – Aufgabe

Sie können diese Ebenen für Ihre Informationen nutzen, können aber auch zum Beispiel nur ein Projekt ohne Kunden und ohne Aufgaben erstellen. In den Einstellungen der Projektzeiterfassung können Sie setzen, welche Ebenen Sie nutzen möchten.

Xpert-Timer Mobil
Für unterwegs: Xpert-Timer Mobil für Android zur Erfassung von Projektzeiten

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