Wussten Sie? – Spaltennamen über die .ini Datei festlegen

Wir versuchen auf viele Kundenwünsche einzugehen. Ein Wunsch war, die Spaltenüberschriften im Xpert-Timer dem Unternehmen anpassbar zu machen. In einer Kanzlei wird mit Mandaten, statt mit Projekten gearbeitet und die Mitarbeiter sind eher Bearbeiter. Da wir die Projektzeiterfassung in dem Bereich sehr flexibel halten möchten, können Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen über die xperttimer.ini Datei anpassen. Die Anpassung ist möglich in den Bereichen der Aufgabenliste, der Projektliste, der Zeitstempelliste, der Tätigkeitshistorie und den Projekteigenschaften. Sämtliche Spaltenüberschriften können ganz nach Ihrem Belieben angepasst werden.

So können Sie die Spaltenüberschriften über die xperttimer.ini Datei anpassen. In unserem Beispiel ändern wir die Spalten „Projektname“ und „Mitarbeiter“ der Zeitstempelliste.

spalten_header
Zeitstempelliste der Projekzeiterfassung

Dazu öffnen Sie die Konfigurationsdatei (xperttimer.ini) des Xpert-Timer. Den Pfad zur Konfigurationsdatei finden Sie im Programm im Menüpunkt „Hilfe“ -> Info über Xpert-Timer -> Systeminfo.
In der Inidatei der Zeiterfassung fügen Sie folgenden Bereich ein:

xperttimer_ini_auszug

Ändern Sie Col_6=Mitarbeiter auf Ansprechpartner und Col_7=Projektname auf Auftrag.

Nach dem Neustart des Programms sieht die Zeitstempelliste wie folgt aus:

spalten_geaendert
Geänderte Zeitstempelliste des Xpert-Timer

Auch der Reportdruck wird entsprechend angepasst:

ausdruck_mit_neuen_spaltennamen
Reportdruck mit geänderten Spaltennamen

In fast allen Bereichen der Projektzeiterfassung können Sie die Spaltennamen und Reportüberschriften anpassen. Eine genaue Auflistung der Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter:

http://handbuchpro5.xperttimer.de/index.html?konfigurationsdatei.htm

Überblick zur Software:
Xpert-Timer ist eine projektbezogenen Zeiterfassung. In der Ausführung „Pro“ und „Enterprise“ enthält Sie neben der Zeiterfassung auch eine Kundenverwaltung, eine Aufgabenliste, eine Tätigkeitshistorie und eine Erinnerungsfunktion.

Die „Basic“ Version des Xpert-Timer richtet sich an Kunden, die nur Ihre Projektzeiten erfassen möchten. Diese abgespeckte Variante beinhaltet neben der Zeiterfassung nur die Aufgabenliste, die Tätigkeitshistorie und die Erinnerungen. Die Basic Version ist eine Einzelbenutzerversion und kann nicht mit Modulen erweiteret werden.

Die mobile Variante „Mobil“ des Xpert-Timer kann im Google Play Store als App für Ihr Android Handy bezogen werden.

Weitere Details zur Software, sowie eine kostenlose Demoversion erhalten Sie unter: www.xperttimer.de

Wussten Sie schon? – Projektliste im Xpert-Timer nach Spalten sortieren

Die Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ bietet Ihnen viele Filter und Gruppierungsmöglichkeiten im Projektmanager. Der Projektmanager ist quasi die Schaltzentrale der Software. Dort sehen Sie Ihre Projektliste, sowie die erfassten Zeitstempel der jeweiligen Projekte.

Benötigen Sie z.B. eine Projektliste sortiert nach der Priorität des Projekts, so können Sie einfach auf die Spaltenüberschrift „Priorität“ klicken, um alle angezeigten Projekte nach Priorität zu sortieren.

Sortieren Sie Ihre Projekte z.B. nach Priorität
Sortieren Sie Ihre Projekte z.B. nach Priorität

Aufgrund dieser Sortierung geht Ihnen die Struktur der Projekte (Hauptprojekt -> Unterprojekt) verloren. Möchten Sie also wieder zurück zur Originalansicht wechseln, dann klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Projektname“.

Projektliste
Projektliste

Damit wird Ihre Projektliste wieder wie ursprünglich angezeigt.

Projekliste in der Originalsortierung
Projekliste in der Originalsortierung

Wussten Sie? – Projekte bearbeiten im Team

Im Projektmanager können Sie über den Menüpunkt „Bearbeiten“ alle angelegten Projekte schnell und einfach Ihren Kollegen zuordnen.

Menüpunkt "Projekte zuordnen"
Menüpunkt „Projekte zuordnen“

Es öffnet sich der Dialog „Projektzuordnung“. Hier wählen Sie den Tab-Reiter „Mitarbeiter“. Jetzt markieren Sie mit der Maus einfach den Mitarbeiter dem Sie Projekte zuordnen möchten und setzen in der Liste der Projekte den entsprechenden Haken. Sie können die Projektliste nach Projekttyp, Status oder Teamprojekten filtern oder nach einem bestimmten Kunden oder Projektnamen suchen. Auf diese Weise können Sie zuerst Ihre komplette Projektstruktur anlegen, bevor Sie dann alle Projekte den Kollegen zuweisen.

Projekte im Team zuweisen
Projekte im Team zuweisen

Auftragsbezogene Zeiterfassung im Team – ein Muss zur korrekten Abrechnung

Eine korrekte, projekt- bzw. auftragsbezogene Zeiterfassung kann den Unterschied zwischen richtig kalkulierter Bezahlung oder Unterbezahlung für die Dienstleistungen / Projekte bedeuten. Egal ob als Freelancer, kleines Unternehmen oder als Abteilung eines Großunternehmens, Projektzeiterfassung ist eine dringende Notwendigkeit.

Arbeiten Sie in einem Projektteam, können Sie Xpert-Timer Pro auf einem Server installieren (auch Terminalserver) und im Team auf Projekte und Tätigkeiten Arbeitszeit buchen. Die Größe des Teams ist dabei unbegrenzt. Die Lizenzierung der Software basiert auf der Anzahl der Mitarbeiter, die sich am Xpert-Timer System anmelden. Es fallen keine monatlichen Gebühren an. Sie kaufen die Software in einer bestimmten Version einmalig und können diese Version unbegrenzt nutzen.

Xpert-Timer ist eine datenbankbasierte Anwendung und wird einmalig am Server (in der Mehrbenutzerversion), oder am PC installiert. Aufgrund der Datensicherheit nehmen wir Abstand von einer Webanwendung. Die erfassten Kunden- und Projektdaten werden lokal auf Ihrem PC oder Server gespeichert. Sie entscheiden, ob in einer MS-Access, MS-SQL oder MySQL Datenbank.

Eine integrierte Rechteverwaltung regelt die Sichtbarkeiten der erfassten Daten im Team. So kann zum Beispiel ein Mitarbeiter A nicht die erfassten Zeiten seines Arbeitskollegen B einsehen. Nur bestimmte Mitarbeiter dürfen neue Projekte anlegen, um die Projektstruktur übersichtlich zu halten. Auch Preise, Dokumente, Kundendetails, Projektdetails u.v.m., können Sie über die Rechteverwaltung verbergen. Dabei können Sie beliebig viele Rechtegruppen mit den unterschiedlichsten Zugriffsrechten im System anlegen.

Neben dem Hauptaugenmerk der Zeiterfassung auf Aufträge, Projekte oder Tätigkeiten, bietet Xpert-Timer Pro eine mächtige Aufgabenliste. Hier können im Mehrbenutzerbetrieb Aufgaben an andere Mitarbeiter übergeben werden, ein offener Aufgabenpool erstellt werden, aus dem sich jeder freie Mitarbeiter eine Aufgabe nimmt oder einfach für sich selbst ein strukturierter Tagesablauf erstellt werden. Das integrierte Messaging-System liefert Ihnen Infos zum Status der Aufgabe. Sie erhalten zum Beispiel eine Nachricht, sobald die von Ihnen vergebene Aufgabe erledigt wurde.

Die übersichtliche Benutzeroberfläche garantiert eine schnelle Einarbeitung in das System. Sie können die Software 30 Tage kostenlos testen und sich vom Funktionsumfang überzeugen. Die Installation läuft reibungslos und sollte innerhalb von 30 Minuten erledigt sein. Unser Support Team steht Ihnen jederzeit per E-Mail für Fragen zum Programm und zur Installation zur Verfügung.

Die geringe Investition in die Lizenzen der Software amortisiert sich bereits nach kürzester Zeit. Die Mehrbenutzerversion können Sie bereits ab 100.- Euro netto pro Mitarbeiter (einmalige Zahlung) beziehen. Aufgrund der zahlreichen inkludierten Reports und Auswertungen im Xpert-Timer, ist eine genauere Projektkalkulation und Projektabrechnung möglich. Zeitfresser werden mit dem Xpert-Timer identifiziert und Arbeitsabläufe können optimiert werden.

Laden Sie sich gleich die kostenlose Testversion der Zeiterfassung für 30 Tage:

Button Download Trial DE

Weitere Informationen zur Projektzeiterfassung finden Sie auf der Produktseite:

XT_pro_en_vorlage_mit_layern

Tipps & Tricks: Projekt erstellt und Kunden vergessen?

Sie können jederzeit ein erstelltes Projekt im Nachhinein einem Kunden zuordnen. War es in der Vorgängerversion noch möglich, alle Kunden ohne Projekt im Projektmanager anzuzeigen, ist dies mit Version 3.0 der Projektzeiterfassung nicht mehr möglich. Allerdings haben sie jetzt eine neue Funktion in Ihrem Kontextmenü beim Rechtsklick auf ein Hauptprojekt im Projektmanager. Dort können Sie die Funktion „Einem Kunden zuordnen“ wählen. Natürlich muss dieser Kunde vorab in der Kundenverwaltung angelegt worden sein.

Damit erhalten Sie einen Auswahldialog in welchem Sie den entsprechenden Kunden zuweisen können.

Wählen Sie den entsprechenden Kunden, klicken OK und schon sehen Sie diesen in Ihrem Projektmanager aufgelistet.

Zeitstempelkommentare in der Projektzeiterfassung Xpert-Timer

Wussten Sie, dass Sie in der Zeitstempelliste ganz komfortabel Ihre Kommentare eingeben können? Dazu brauchen Sie noch nicht einmal den Zeitstempel öffnen. Markieren Sie einfach mit der Maus den entsprechenden Zeitstempel und drücken F2 zum bearbeiten oder klicken mit der rechten Maustaste und wählen „Freien Text eingeben“.

Sie könne auch einen bestehenden Kommentar mit Strg+C kopieren und in einen anderen Zeitstempel mit Strg+V einfügen.

Per Rechtsklick auf den Kommentar stehen zusätzlich noch Textbausteine zur Verfügung, die Sie in der Konfiguration verwalten können. Sollten Sie also öfters den gleichen Kommentar im Zeitstempel eintragen lohnt sich das Nutzen eines Textbausteins.

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