Wussten Sie? – Spaltennamen über die .ini Datei festlegen

Wir versuchen auf viele Kundenwünsche einzugehen. Ein Wunsch war, die Spaltenüberschriften im Xpert-Timer dem Unternehmen anpassbar zu machen. In einer Kanzlei wird mit Mandaten, statt mit Projekten gearbeitet und die Mitarbeiter sind eher Bearbeiter. Da wir die Projektzeiterfassung in dem Bereich sehr flexibel halten möchten, können Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen über die xperttimer.ini Datei anpassen. Die Anpassung ist möglich in den Bereichen der Aufgabenliste, der Projektliste, der Zeitstempelliste, der Tätigkeitshistorie und den Projekteigenschaften. Sämtliche Spaltenüberschriften können ganz nach Ihrem Belieben angepasst werden.

So können Sie die Spaltenüberschriften über die xperttimer.ini Datei anpassen. In unserem Beispiel ändern wir die Spalten „Projektname“ und „Mitarbeiter“ der Zeitstempelliste.

spalten_header
Zeitstempelliste der Projekzeiterfassung

Dazu öffnen Sie die Konfigurationsdatei (xperttimer.ini) des Xpert-Timer. Den Pfad zur Konfigurationsdatei finden Sie im Programm im Menüpunkt „Hilfe“ -> Info über Xpert-Timer -> Systeminfo.
In der Inidatei der Zeiterfassung fügen Sie folgenden Bereich ein:

xperttimer_ini_auszug

Ändern Sie Col_6=Mitarbeiter auf Ansprechpartner und Col_7=Projektname auf Auftrag.

Nach dem Neustart des Programms sieht die Zeitstempelliste wie folgt aus:

spalten_geaendert
Geänderte Zeitstempelliste des Xpert-Timer

Auch der Reportdruck wird entsprechend angepasst:

ausdruck_mit_neuen_spaltennamen
Reportdruck mit geänderten Spaltennamen

In fast allen Bereichen der Projektzeiterfassung können Sie die Spaltennamen und Reportüberschriften anpassen. Eine genaue Auflistung der Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter:

http://handbuchpro5.xperttimer.de/index.html?konfigurationsdatei.htm

Überblick zur Software:
Xpert-Timer ist eine projektbezogenen Zeiterfassung. In der Ausführung „Pro“ und „Enterprise“ enthält Sie neben der Zeiterfassung auch eine Kundenverwaltung, eine Aufgabenliste, eine Tätigkeitshistorie und eine Erinnerungsfunktion.

Die „Basic“ Version des Xpert-Timer richtet sich an Kunden, die nur Ihre Projektzeiten erfassen möchten. Diese abgespeckte Variante beinhaltet neben der Zeiterfassung nur die Aufgabenliste, die Tätigkeitshistorie und die Erinnerungen. Die Basic Version ist eine Einzelbenutzerversion und kann nicht mit Modulen erweiteret werden.

Die mobile Variante „Mobil“ des Xpert-Timer kann im Google Play Store als App für Ihr Android Handy bezogen werden.

Weitere Details zur Software, sowie eine kostenlose Demoversion erhalten Sie unter: www.xperttimer.de

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Wussten Sie – Zugriffsrechte im Xpert-Timer

Um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter zu regeln, sollten Sie mehrere Rechtegruppen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Neue Rechtegruppe“ und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel legen wir die Gruppe „Abteilungsleitung“ an. Klappen Sie dann die Rechtegruppe auf und setzen den Haken bei den Rechten, die diese Gruppe erhalten soll.

Um den Überblick über Ihre Rechtegruppen zu behalten, können Sie nach Rechtegruppen, sowie Kategorien und bereits vergebenen und nicht vergebenen Rechten filtern.

Jedes einzelne Recht ist nochmal einer Rechtekategorie untergeordnet. In unserem Beispiel sehen Sie also Projekttyp anlegen, bearbeiten und löschen unter der Kategorie“ Projekttypen“. Möchten Sie auf einmal alle Rechte der Kategorie „Projekttypen“ zuordnen, reicht es, wenn Sie bei „Projekttypen“ einen Haken setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtegruppe „Alle Rechte“ nicht editiert werden kann. Diese beinhaltet immer alle Rechte, die im Laufe der Zeit dem Xpert-Timer hinzugefügt werden.

Erstellen Sie also am besten immer eine eigene von Ihnen erstellte Rechtegruppe und nehmen sich die Zeit, die Rechte zuzuordnen.

Um Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rechtegruppen zuzuordnen, schalten Sie den Radio Button auf „Mitarbeiterzuordnung„. Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Mitarbeitern. Sie können jetzt den jeweiligen Mitarbeiter mit der Maustaste auf die entsprechende Rechtegruppe ziehen.

Wussten Sie? – Projektzeiten anonym erfassen

Stichwort: Kapazitätsmanagement. In einem Unternehmen soll festgehalten werden, wie lange bestimmte Tätigkeiten am Tag an Arbeitszeit benötigen. Allerdings soll die Erfassung anonym erfolgen, um einen Leistungsvergleich zwischen den Mitarbeitern auszuschließen.

Die Software „Xpert-Timer“ bietet genau diese Möglichkeit. Um Arbeitsabläufe umzustrukturieren oder Arbeitsbereiche neu zu verteilen, können Sie den Anonymisierungsmodus des Xpert-Timer aktivieren.

rechtegruppe_anonymisierung Damit sehen Mitarbeiter keine Echtdaten im System. Die Mitarbeiter können so Ihre Zeiten erfassen, ohne dass jemand im Unternehmen diese erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zuordnen kann.
Die Auswertung der Projekte erfolgt ebenso anonym. Eine Zuordnung der erfassten Zeiten zu einem bestimmten Mitarbeiter ist nicht möglich. Vor allem zur Reorganisation und zur Erfassung von Arbeitsabläufen im Bereich des Kapazitätsmanagements ist der Einsatz des Xpert-Timer daher ideal.

Die Einstellung der Sichtbarkeiten wird über die Rechteverwaltung geregelt. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter nicht das Recht haben, die Einstellungen der Rechte zu ändern. (Keine Rechte in Bezug auf die Mitarbeiterverwaltung). Zusätzlich setzen Sie den Haken bei „Mitarbeiter anonymisieren“.
Damit sehen die Mitarbeiter die Projekte auf die sie die Zeiten buchen sollen, aber keine Zeiten und Mitarbeiternamen mehr:zeitstempel_anonym

Es wird Zeit, Ihre Arbeitzeit zu erfassen!

24-06-2013 12-53-58Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert.

Xpert-Timer Mobil dient nicht nur einfach der Zeiterfassung. Mit der App lassen sich mehrere Kunden verwalten, denen sich jeweils auch mehrere Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zuordnen lassen. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt dann jeweils auf Projektebene. Projekte können als „Favorit“ gesetzt werden und stehen dann über einen Longklick auf den Startknopf schnell zur Auswahl zur Verfügung.

Wie bei einer Stempeluhr wird die Erfassung über einen Start- und Stopp-Button gestartet bzw. gestoppt. Auch ein Pause-Button steht zur Verfügung. Alle drei mit den schon vom Videorekorder oder Kassettenrekorder her bekannten Symbolen. Natürlich lassen sich die so erzeugten Einträge nachträglich bearbeiten, um z.B. die vergessene Mittagspause nachzutragen. Wird die App nach dem Starten eines Zeitstempels verlassen ist das kein Problem. Selbst wenn das Smartphone neu bootet, läuft der Timer so lange weiter bis er explizit gestoppt wird.

Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über die erfassten Daten. Alle erfassten Zeitstempel, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten, Liste der Kunden, Übersicht über die Projekte, usw. können gedruckt werden. Zusätzliche Exportfunktionen runden das Paket ab. Ein komplettes Backup der Daten kann erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn z.B. auf ein anderes Gerät umgezogen wird, oder die Daten aus der Test- in die Vollversion transferiert werden sollen. Das Einlesen einer Datensicherung in die Testversion ist allerdings nicht erlaubt. Auswertungen lassen sich in den Formaten HTML, PDF (Zusatzmodul) und auch als CSV, zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen am PC, speichern.
Interessant ist hier auch das Zusatzmodul „Unterschriftsmodul“ in Kombination mit dem „PDF-Reporting“. Damit kann z.B. ein Kunde einen Zeitreport direkt auf dem Display des Smartphones unterschreiben.

Das Zusatzmodul „Anruferkennung“ bietet die komfortable Funktion, eingehende und ausgehende Telefonate sofort auf ein vordefiniertes Projekt zu buchen. So wird die Zeit am Telefon automatisch gestoppt.

Interessant ist auch der „NFC-Scanner“. Beschreiben Sie NFC-Tags mit der integrierten Funktion im Xpert-Timer und scannen Sie dann die Tags, Chips oder Aufkleber, um das entsprechende Projekt zu starten und zu stoppen. Damit lässt sich z.B. die Arbeitszeit bestimmter Akten schnell und einfach dokumentieren.

Die Testversion bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Kaufversion. Beschränkungen bestehen hier lediglich in der Anzahl der erfassten Zeitstempel. Hier können maximal 50 Zeitstempel erstellt werden. Das Einspielen von Datensicherungen ist in die Testversion nicht möglich.

Xpert-Timer Mobil hat sich als eine der besten Zeiterfassungsapplikationen auf dem Markt etabliert. Die Möglichkeit, mehrere Kunden und zu diesen auch mehrere Projekte mit jeweils getrennten Stundensätzen zu verwalten, macht die App zum ultimativen Werkzeug für den Freiberufler. Die zahlreichen Auswertungen helfen sowohl beim Überblick über die Einsatzzeiten als auch bei der Rechnungsstellung.

Das umfangreiche Handbuch zur App unter http://handbuchmobil.xperttimer.de bietet einen guten Einblick in die umfangreichen Funktionen der App. Es lohnt sich durchaus ein Blick in das Handbuch, um versteckte Funktionen zu finden und eine schnelle Einarbeitung zu garantieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: http://www.xperttimermobil.de

Ihre Ideen für Version 5 des Xpert-Timer sind gefragt

Es freut uns Ihnen mitzuteilen, dass es in die Vorbereitung der Version 5 des Xpert-Timer geht. Jetzt sind Sie gefragt! Haben Sie Ideen für neue Funktionen, oder vermissen Sie Funktionen im Xpert-Timer? Lassen Sie es uns wissen! Schicken Sie uns Ihre Ideen und Wünsche zur neuen Version am besten als Kommentar in unserem Blog unter http://xperttimer.wordpress.de.

Wir tun unser Bestes, so viele Kundenwünsche wie möglich zu berücksichtigen.

Ach ja…die Version 5 ist für das erste Halbjahr 2015 geplant. Prüfen Sie also gleich, ob Ihre Softwarepflege noch gültig ist, damit Sie von der kommenden Version profitieren!

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Wussten Sie? – Mit Strg + Enter Projektzeiten schneller erfassen

In den Dialogen der Projektzeiterfassung „Xpert-Timer“ können Sie mit dem Tastaturkürzel Strg+Enter den „Speichern“ Knopf betätigen. Wenn Sie also z.B. einen Kommentar zu Ihrem Zeitstempel erfassen, brauchen Sie nicht mit der Maus auf Speichern klicken, sondern drücken einfache die „Eingabe“-Taste während Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten. Perfekt!

Die Knöpfe im Xpert-Timer können natürlich auch per Alt-Taste bedient werden. Dazu drücken Sie immer die Kombination „Alt“+ dem unsterstrichenen Buchstaben des Knopfes. Im Beispiel Alt+s.

Tastenkombinationen im XT
Tastenkombinationen im XT

Xpert-Timer Mobil – Die beste Zeiterfassung für Androiden…warum?

Hier finden Sie sieben Gründe warum:
  • Die App ist internetunabhängig. Egal wo Sie sich aufhalten, die App wird funktionieren.
  • Die Projektzeiterfassung beinhaltet 4 Ebenen. Kunden, Hauptprojekte, Unterprojekte und Aufgaben. Jede Ebene können Sie optional ein- bzw. ausblenden.
  • Xpert-Timer bietet viele Konfigurationseinstellungen. Wählen Sie z.B. zwischen Dezimalstunden oder hh:mm, ob Benachrichtigungen angezeigt werden sollten, Vibrationseinstellungen, Farben, Projektauswahl beim Programmstart u.v.m.
  • Die App beinhaltet eine Option der „Flip-Pause„. Drehen Sie Ihr Smartphone auf den Bildschirm, wird das laufende Projekt automatisch gestoppt.
  • Der Barcodescanner bietet die Möglichkeit z.B. in Werkstätten Maschinen mit Barcodes auszustatten. Durch scannen dieser Barcodes wird ein vordefiniertes Projekt gestartet. Auch gut einsetzbar für Akten im Büro!
  • Für Tages-, Wochen- oder Monatsreports einfach im Hauptdialog auf „Heute“, „Woche“ oder „Monat“ tippen!
  • Die Software ist durch einige Zusatzmodule erweiterbar.
    • Das PDF-Report Modul erlaubt das erzeugen von PDF Dokumenten zum Versand per E-Mail
    • Mit dem Unterschriften Modul können Sie die erzeugten PDF Dokument direkt auf dem Bildschirm unterschreiben.
    • Das Modul „Anruferkennung“ erkennt eingehende und ausgehende Telefonanrufe über Ihre Kontakte und startet automatisiert ein Projekt.
Mobile Zeiterfassung mit Xpert-Timer
Mobile Zeiterfassung mit Xpert-Timer

Xpert-Timer Mobil bietet alles, was eine projektbezogene Zeiterfassung benötigt. Vermissen Sie noch Funktionen?

Wir freuen uns immer über Feedback und Ideen!

Details zur App finden Sie unter: http://www.xperttimermobil.de

Wussten Sie? – Mitarbeiter deaktivieren um Lizenz freizugeben

Xpert-Timer ist die perfekteTeamlösung zur Zeiterfassung auf Projekte und Tätigkeiten. Sie behalten live den Überblick über alle angefallenen Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit.

Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Team aus, bleiben Ihnen die erfassten Zeiten natürlich erhalten. Sie können in der Mitarbeiterverwaltung den entsprechenden Kollegen auf den Status „Inaktiv“ setzen. Mit dieser Einstellung erlaubt Ihnen die Lizenzverwaltung das Anlegen eines neuen Mitarbeiters. Praktisch! So gehen Ihnen keine erfassten Projektzeiten verloren und der neue Mitarbeiter startet sein Zeitkonto ganz separat von Null.

Zur Aktivierung, bzw. Deaktivierung des Mitarbeiters setzen Sie folgenden Haken:

Mitarbeiter deaktivieren
Mitarbeiter deaktivieren

Wussten Sie? – Sammelarchivierung von Projekten

Sie arbeiten schon seit Jahren mit dem Xpert-Timer und haben zahlreiche abgeschlossene Projekte, die Sie eigentlich nicht mehr in Ihrem Projektmanager sehen möchten? Dann nutzen Sie am besten die Sammelarchivierungsmöglichkeit im Menüpunkt „Programm“ im Xpert-Timer Projektmanager.

Sammelarchivierung der Projekte
Sammelarchivierung der Projekte

Die archivierten Projekte können Sie einblenden, indem Sie den Statusfilter der Projekte im Projektmanager auf „Archivierte“ setzen.

Archivierte Projekte
Archivierte Projekte

Setzen Sie den Filter, können Sie archivierte Projekte wieder „Aktivieren“ indem Sie das Projekt einfach nochmals archivieren.

Bitte beachten Sie, dass die Zeitstempel archivierter Projekte nicht angezeigt werden, noch werden Sie in die Auswertungen mit einbezogen. Daher archivieren Sie bitte nur Projekte die bereits ausgewertet wurden und nicht mehr angefasste werden sollen.

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