Xpert-Timer bietet sofortige Transparenz

Welche Tätigkeit benötigt wieviel Zeit? Im Gespräch mit Florian Koch, Sales [&] Partner Administration, BELLIN GmbH.

Die BELLIN GmbH gehört zu den führenden Anbietern von Consulting, Software und Services für das Treasury Management. Gemeinsam mit Tochter- und Partnergesellschaften betreut BELLIN weltweit in 150 Ländern fast 500 Unternehmensgruppen und Konzerne mit rund 35.000 Gesellschaften und über 80.000 Usern. Mit tm5 hat BELLIN eine webbasierte Software entwickelt, die sämtliche Funktionalitäten im Treasury beherrscht.

Struktur schaffen über die Rechteverwaltung

Die Xpert-Timer Software wurde 2015 beim weltweit führenden Technologie-Anbieter in den Bereichen Corporate Banking und Treasury eingeführt. Inzwischen ist die transparente Zeiterfassungssoftware bei 62 Consultants an unterschiedlichen Standorten weltweit täglich im Einsatz.

„Anfangs hatten alle Consultants unserer Firma Zugriff auf sämtliche Projekte im Xpert-Timer. Wir brauchten also klare Zuständigkeiten, um effektiv und strukturiert mit der Software zu arbeiten“, erinnert sich Koch.

Die Rechteverwaltung im Xpert-Timer sei eine sehr hilfreiche Komponente bei dieser unternehmensinternen Strukturierung des Projektmanagements gewesen. „Über die Rechteverwaltung haben wir unsere Prozessabläufe strukturiert. Das Recht, neue Projekte im Xpert-Timer anzulegen, wurde ausschließlich einem bestimmten Team zugeordnet. Die Bearbeitung der Projekte erfolgt wiederum nur über die Consultants, die in das Projekt involviert sind und die entsprechende Berechtigung zur Bearbeitung des Projekts haben“, erklärt Florian Koch.

Prozessoptimierung durch transparente Zeiterfassung

Im Xpert-Timer erfassen die verantwortlichen Consultants den Zeitaufwand ihrer Beratungstätigkeiten: „Im Vordergrund steht nicht die Zeitstempelfunktion an sich, sondern die transparente Erfassung von projektbezogenen Beratungstätigkeiten“, betont Koch.

„Die zeitlich erfassten Tätigkeiten dienen dann dem transparenten Reporting gegenüber unseren Kunden bei der Abrechnung der Consultant-Leistungen und gleichzeitig internen Controlling-Zwecken. Die Xpert-Timer Software ermöglicht es uns die Consulting Projekte mit unserem Kunden stets im vereinbarten Kosten- und Zeitrahmen abwickeln zu können“, berichtet Florian Koch.

Anhand der Auswertungen über den Xpert-Timer könne die projektbasierte Auslastung und Verfügbarkeit der Consultants evaluiert werden: „Es bringt uns mit einem Klick sofortige Transparenz, für welche Tätigkeiten wieviel Zeit benötigt wird und wie hoch die Auslastung der Consultants unternehmensweit ist. Wir sehen direkt, wie weit der tatsächliche Projektfortschritt ist im Vergleich zu der zuvor geschätzten benötigten Zeit“, freut sich Koch.

Bei der Auswertung des Zeitaufwands für verschiedene Beratungstätigkeiten stehe dabei nicht der einzelne Consultant im Fokus, sondern der gesamte Unternehmensprozess.

Preislisten erleichtern die Abrechnung

Die BELLIN GmbH hat für ihre Consultants unterschiedliche Preisstrukturen. Jeder Consultant erfasst seine Tätigkeiten über die Zeitstempel und im Xpert-Timer ist der Preis pro Arbeitsstunde des jeweiligen Consultants hinterlegt: „Dieses softwarespezifische Anlegen von Preisen je Mitarbeiter ermöglicht uns die genaue Abrechnung von Beratungstätigkeiten für jeden einzelnen Consultant“, so Koch.

Standortunabhängige Zeiterfassung mit XTWeb

Herr Koch empfiehlt die Xpert-Timer Software gerne weiter – insbesondere die Flexibilität sowie die umfangreich enthaltenen Funktionen und Module des Programms seien ein echter Pluspunkt. „Der Xpert-Timer Support ist stets eine wichtige Unterstützung um technische Rückfragen schnell und unkompliziert klären zu können. Auch bei Prozessoptimierungen innerhalb der Zeiterfassung konnte uns der Support individuell weiterhelfen“, freut sich Florian Koch. „Jetzt erwarten wir sehnsüchtig die Xpert-Timer Webanbindung, diese ist wichtig für Consultants an unseren Standorten. Mit der Web-Version können unsere Consultants einfach, schnell und cloudbasiert die Zeitstempel noch direkt von unterwegs einpflegen. Die Synchronisation der Daten entfällt dann für uns.“

Seit Kurzem ist die neue Desktop-Version der Xpert-Timer Software verfügbar. Im Juni startet Version 7 mit dem Verkauf des neuen Zusatzmoduls für die komfortabel zu bedienende XTWeb-Anwendung. Gerade für Unternehmen mit weltweiten Standorten ist dieses Modul wichtig, da Projektzeiten plattformunabhängig und in Echtzeit auf allen Geräten erfasst werden können.

Projektzeiterfassung

Xpert-Timer dient zur Zeiterfassung auf Tätigkeiten und Projekte. Die Basic Version des Xpert-Timer richtet sich hauptsächlich an Selbständige und Freiberufler die ihre Arbeitszeiten dokumentieren und verrechnen möchten, während die Enterprise Version der Zeiterfassung in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, zur internen Leistungserfassung, sowie zur Dokumentation der Projektarbeit und zum Zeitmanagement dient. Die Pro Version ist die Einzelbenutzerversion mit dem Funktionsumfang der Enterprise Version.

Xpert-Timer wurde ursprünglich zur Dokumentation der Arbeitsschritte bei der Softwareentwicklung entwickelt. Die Zeiterfassung eignet sich also perfekt zum Festhalten der benötigten Arbeitszeit auf Projekte als auch das Festhalten der Arbeitszeit auf viele kurze Tätigkeiten und Aufgaben.

Kernfunktion Zeiterfassung / Zeitmanagement

Die Kernfunktion der Software ist und bleibt die Zeiterfassung. Wie grob die Erfassung erfolgt, ist jedem Nutzer der Software überlassen. So könnten Sie zum Beispiel einfach nur Ihre Anwesenheit im Unternehmen erfassen. Sie starten die Zeiterfassung wenn Sie Ihren Computer hochfahren und stoppen die Zeiterfassung am Abend, wenn Sie den Computer wieder herunterfahren. Eventuell buchen Sie noch eine Stunde Mittagspause auf ein Projekt. Oder aber, Sie möchten genauestens dokumentieren, welche Tätigkeiten Sie wann und wie lange durchgeführt haben. Entweder erfassen Sie die Projektzeiten automatisiert über die Zeitleiste des Xpert-Timer, oder Sie tragen die angefallenen Zeiten manuell nach.

Unbeliebte Unterbrechungen

Entstanden ist Xpert-Timer in der Entwicklungsabteilung eines Softwareherstellers. Gerade in diesem Bereich, also während der Softwareentwicklung, sind Unterbrechungen sehr unbeliebt und schmälern die Produktivität, da sich der Entwickler immer wieder von Neuem in den Quellcode der Software eindenken muss. Nachdem sich diese unliebsamen Unterbrechungen immer weiter gehäuft haben, hat sich das Entwicklungsteam zur Protokollierung dieser Unterbrechungen entschieden, um die Ursache für Projektverzögerungen darzulegen. Auf Knopfdruck kann die Zeiterfassung im Xpert-Timer auf ein anderes Projekt, z.B. „Unterbrechungen“, „Fragen von Kollegen“, „Telefon“ umgeschaltet werden. Am Ende des Monats wird dann genau ersichtlich, welche Unterbrechungen sich häufen.

Die Zeiterfassung kann aber noch mehr!

Zu den weiteren Funktionen im Xpert-Timer, neben der Zeiterfassung die im Büro benötigt wird, gehört die Erfassung von Leistungen zu Projekte, wie z.B. Fahrkosten, die Aufgabenliste zur Erfassung von noch fälligen Tätigkeiten zu Projekten, die Rechnungserstellung zu Projekten, eine Tätigkeitshistorie mit der Sie den Projektverlauf dokumentieren können, sowie eine Kundenverwaltung. Desweiteren gibt es ein Telefoniemodul welches die eingehenden und ausgehenden Telefonate über die TAPI Schnittstelle erkennt und die Zeit des Telefonats auf ein bestimmtes Projekt bucht. Das Outlook Modul erlaubt das Speichern von E-Mails im Dokumentenmanagement des Xpert-Timer oder das Erstellen einer Aufgabe aus der Outlook E-Mail per drag&drop.

Womit sich Xpert-Timer allerings überhaupt nicht beschäftigt ist die Arbeitszeiterfassung. Hier gibt es viele tolle Software-Lösungen auf dem Markt, die gekonnt die Überstunden, Krankheitstage, Arbeitsstundenmodelle abbilden. Xpert-Timer stellt eine .dll zur Verfügung, mit der diese Systeme bei Bedarf mit Xpert-Timer gekoppelt werden können. Mit Xpert-Timer nutzen Sie eine speziell entwickelte Zeiterfassung für Projekte und Tätigkeiten. Dort liegt das Hauptaugenmerk.

Hierarchie der Projekte / Tätigkeiten

Wie detailliert Sie Ihre Zeiten erfassen ist Ihnen komplett selbst überlassen. Sie können optional die Kundenebene nutzen, dann stehen noch eine Hauptprojektebene und eine Unterprojektebene zur Verfügung. Hinzu kommen die Aufgaben, auf die Sie auch Projektzeiten erfassen können. Je detaillierter Sie die Tätigkeiten strukturieren, umso aufwendiger wird die Zeiterfassung, aber auch umso detaillierter die Auswertung.

Konfiguration der Oberfläche

Xpert-Timer bietet eine Vielzahl von Funktionen zum Zeitmanagement. Sollten Sie nicht alle nutzen, empfehlen wir Ihnen die ungenutzen Module in der Konfiguration auszublenden. Dies vereinfacht das Arbeiten mit der Software erheblich. Auch eine interne Rechteverwaltung regelt die Sichtbarkeit der Funktionen im Xpert-Timer. Haben Sie zum Beispiel kein Recht im System Auswertungen zu drucken, ist für Sie das Drucksymbol gar nicht sichtbar. Nehmen Sie sich die Zeit diese Einstellungen zu konfigurieren, denn nur dann können Sie effektiv mit der Projektzeiterfassung arbeiten.

Viele weitere Tipps & Tricks

Es gibt noch viele weitere Funktionen im Xpert-Timer. Von der Schnellerfassung über Tastaturkürzel zur Favoritenliste, die Erfassung mit Ihrem Android Gerät, die Synchronisation mit Laptop und vieles mehr. Lesen Sie nicht gerne Handbücher, sollten Sie sich überlegen eine Schulung zu buchen. Unsere Mitarbeiter vermitteln Ihnen die Handgriffe im Xpert-Timer innerhalb eines Tages.

Kostenlos testen

Xpert-Timer können sie 30 Tage ohne Einschränkung in den Funktionen im Netzwerk mit maximal 10 Mitarbeitern nutzen. Laden Sie sich einfach die neueste Version von unserer Download-Seite. Arbeiten Sie im Netzwerk, reicht die Installation auf einem Netzwerklaufwerk aus, um alle Mitarbeiter anzubinden. Eine Verknüpfung auf die xperttimer.exe im Netzwerk reicht aus das Programm von allen Arbeitsplätzen zu starten.

Wussten Sie? – Spaltennamen über die .ini Datei festlegen

Wir versuchen auf viele Kundenwünsche einzugehen. Ein Wunsch war, die Spaltenüberschriften im Xpert-Timer dem Unternehmen anpassbar zu machen. In einer Kanzlei wird mit Mandaten, statt mit Projekten gearbeitet und die Mitarbeiter sind eher Bearbeiter. Da wir die Projektzeiterfassung in dem Bereich sehr flexibel halten möchten, können Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen über die xperttimer.ini Datei anpassen. Die Anpassung ist möglich in den Bereichen der Aufgabenliste, der Projektliste, der Zeitstempelliste, der Tätigkeitshistorie und den Projekteigenschaften. Sämtliche Spaltenüberschriften können ganz nach Ihrem Belieben angepasst werden.

So können Sie die Spaltenüberschriften über die xperttimer.ini Datei anpassen. In unserem Beispiel ändern wir die Spalten „Projektname“ und „Mitarbeiter“ der Zeitstempelliste.

Zeitstempelliste der Projekzeiterfassung

Dazu öffnen Sie die Konfigurationsdatei (xperttimer.ini) des Xpert-Timer. Den Pfad zur Konfigurationsdatei finden Sie im Programm im Menüpunkt „Hilfe“ -> Info über Xpert-Timer -> Systeminfo.
In der Inidatei der Zeiterfassung fügen Sie folgenden Bereich ein:

Ändern Sie Col_6=Mitarbeiter auf Ansprechpartner und Col_7=Projektname auf Auftrag.

Nach dem Neustart des Programms sieht die Zeitstempelliste wie folgt aus:

Geänderte Zeitstempelliste des Xpert-Timer

Auch der Reportdruck wird entsprechend angepasst:

Reportdruck mit geänderten Spaltennamen

In fast allen Bereichen der Projektzeiterfassung können Sie die Spaltennamen und Reportüberschriften anpassen. Eine genaue Auflistung der Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter:

http://handbuchpro5.xperttimer.de/index.html?konfigurationsdatei.htm

Überblick zur Software:
Xpert-Timer ist eine projektbezogenen Zeiterfassung. In der Ausführung „Pro“ und „Enterprise“ enthält Sie neben der Zeiterfassung auch eine Kundenverwaltung, eine Aufgabenliste, eine Tätigkeitshistorie und eine Erinnerungsfunktion.

Die „Basic“ Version des Xpert-Timer richtet sich an Kunden, die nur Ihre Projektzeiten erfassen möchten. Diese abgespeckte Variante beinhaltet neben der Zeiterfassung nur die Aufgabenliste, die Tätigkeitshistorie und die Erinnerungen. Die Basic Version ist eine Einzelbenutzerversion und kann nicht mit Modulen erweiteret werden.

Die mobile Variante „Mobil“ des Xpert-Timer kann im Google Play Store als App für Ihr Android Handy bezogen werden.

Weitere Details zur Software, sowie eine kostenlose Demoversion erhalten Sie unter: www.xperttimer.de

Wussten Sie? – Xpert-Timer V5

Die neue Version ist seit 15.12.2015 auf dem Markt und wir können stolz verkünden, dass die meisten Updates reibungslos verliefen und wir sehr viel positives Feedback zur neuen Version erhalten haben. Danke dafür!

Mit Version 5 der Projektzeiterfassung wurde das Auswertungsmodul komplett überarbeitet. So können Sie jetzt unzählige Kombinationsfilter und Gruppierungen setzen. Damit lassen sich zum Beispiel ganz einfach die Projektzeiten eines jeden Mitarbeiters im Monat, in der Woche oder pro Tag darstellen. Interessiert der gesamte Zeitaufwand aller Mitarbeiter zu einem Projekt, so ist dies jetzt auch mit wenigen Mausklicks möglich. Vielleicht benötigen Sie auch die gearbeiteten Projektstunden summiert nach Monat? Kein Problem! Die Auswertung liefert alle denkbaren Kombinationen für Ihre Auswertung. Falls nötig, können Sie die Daten komfortabel nach Excel exportieren. Auch der Excel Export wurde mit Version 5 überarbeitet und bietet jetzt weitaus mehr Konfigurationsmöglichkeiten.

Mit der neuen Projektzeitauswertung im Xpert-Timer V5 lassen sich unzählige Summierungen und Gruppierungen über Kunden, Projekte, Aufgaben, Mitarbeitern und Projekttypen zu bestimmten Datumsbereichen erstellen.

„Über ein Jahr haben wir an dieser neuen Version entwickelt und freuen uns jetzt, dass die Software ein rundum gutes Paket zur projektbezogenen Zeiterfassung geworden ist“, betont Chefentwickler Andreas Spang. Trotz der vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten ist Xpert-Timer weiterhin leicht und verständlich zu bedienen. Die Einarbeitungszeit in die Software liegt immer noch bei wenigen Stunden. Das ausgesprochen gute und umfangreiche Handbuch leistet hier eine sehr gute Unterstützung.

„An dieser Stelle gilt auch ein Dank an unsere Anwender, die uns immer wieder neue Ideen liefern um den Xpert-Timer zu verbessern“, so Andreas Spang. Viele Kundenwünsche wurden in der neuen Version berücksichtigt.

Ein Auszug der Neuerungen der Xpert-Timer Projektzeiterfassung:

Es können jetzt pro Kunde individuelle Währungen zur Kalkulation des Projektgesamtpreises hinterlegt werden. Dies ist vor Allem für unsere Schweizer Kunden interessant, die neben CHF auch oft in EUR abrechnen.

Kalkulieren Sie den Projektgesamtpreis in unterschiedlichen Währungen für Ihren Kunden.

Erfassen Sie Notizen zu jedem Projekt und jeder Aufgabe. Damit lässt sich der Workflow bei der Bearbeitung von Aufgaben verbessern. Wird eine Aufgabe von einem Mitarbeiter bearbeitet und zurückgewiesen, kann er jetzt den Grund der Zurückweisung in den Notizen erfassen. Damit weiß der Kollege sofort über die Situation Bescheid.

Mit der Aufgabenliste lassen sich Aufgaben kategorisieren, gruppieren und filtern. Notizen und Anhänge können zu den Aufgaben ebenso gespeichert werden.

Das neue Outlook Modul (für Outlook 32-bit) bietet die Möglichkeit E-Mails per drag&drop in den Xpert-Timer als Aufgabe, oder als Datei in der Dokumentenverwaltung zu erfassen. Damit können Sie schnell neue Aufgaben anlegen und bei Bedarf an Ihre Kollegen weiterleiten.

Den Projekten in Xpert-Timer stehen jetzt fünf weitere, freie Projektstatus zur Verfügung. Sie können damit Ihre Projektliste übersichtlicher gestalten. Filtern Sie immer entsprechend dem Projektstatus.

Vergeben Sie im Xpert-Timer jedem Projekt einen Status, um Ihre Projektliste entsprechend zu filtern.

Auch die Synchronisation zwischen der Windowsversion und mobilen Android Geräten wurde weiter verbessert und optimiert. Xpert-Timer Mobil kann für Android Geräte im Google Play Store bezogen werden. Über ein Snychronisationsmodul und einer Schnittstelle zur Hauptdatenbank können dann die erfassten Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden. Besuchen Sie auch unsere Website „Xpert-Timer Mobil„.

Sämtliche Neuerungen der Version 5 des Xpert-Timer finden Sie in den Releasenotes.

Xpert-Timer dient zur Projektzeiterfassung im Team. Die Software kann mit einer MySQL oder MS-SQL Datenbank im Mehrbenutzerbetrieb eingerichtet werden. Die Einzelbenutzerversion nutzt eine MS-Access Datenbank zur Datenspeicherung. Bei Xpert-Timer handelt es sich um eine Client-/Serveranwendung. Sämtliche Daten bleiben zur Erfassung im jeweiligen Unternehmen. Eine kostenlose 30 Tage Testversion steht ohne Registrierung auf der Website des Anbieters zum Download zur Verfügung.

Mit über 3000 Anwendern weltweit hat sich Xpert-Timer am Markt etabliert. Die Zeiterfassung ist auf keine bestimmte Branche fokussiert. Sie kommt im Handwerk, bei Consultants, Dienstleistungsunternehmen, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Gemeinden und Banken zum Einsatz. Der Xpert-Timer ist somit in jedem Unternehmensbereich einsetzbar.

Für ein individuelles Angebot zum Update auf die Version 5 oder zum Kauf der Projektzeiterfassung kontaktieren Sie bitte service@xpertdesign.de mit Ihrer Kundennummer oder Ihrem Lizenzierungsnamen. Als Bestandskunde können Sie das Update auch in der Lizenzübersicht des Xpert-Timer unter „Hilfe -> Lizenzübersicht“ -> „Update bestellen“, bestellen.